Yleiskatsaus prosessiin
Tässä on kyse tapauksesta, jossa asiakas tilaa yhdestä yrityksestä (yleensä myyntikonttorista) ja tuote lähetetään suoraan toisen yrityksen tehtaalta.
Tapahtumien kulku on loogisesti seuraava, ja myynnin hallinnoijan on varmistettava, että vaiheita noudatetaan tarkasti ja oikein, jotta oikeat tilaukset saadaan valmiiksi laskutusta varten ja varastojen arvot ovat oikeat.
Myyntiprosessi:
- Syötä myyntitilaus myyntiyritykseltä asiakkaalle ja määritä tarvittaessa asiakkaalle eri toimitusosoite. Jos tuotteet lähtevät suoraan tehtaalta asiakkaalle, kyseessä on "suoratoimitustilaus". Suoratoimitus määritetään riveittäin, joten myyntitilauksessa voivat yhdistyä paikallisesti toimitettavat sekä tehtaan toimittamat tuotteet. On myös mahdollista, että tuotteet toimitetaan myyntikonttoriin eikä suoraan asiakkaalle, jolloin kyseessä voi olla back to back -tilausrivi (ei tässä asiakirjassa kuvattu tapaus).
- Kun suoratoimitus (tai back to back -tilaus) aktivoidaan, käyttäjää pyydetään luomaan ostotilaus. Ostotilaus on järjestelmien näkökulmasta "yritysten välinen" tilaus, koska se on ostotilaus toiselle yritykselle, joka sijaitsee samalla Manu Online -tilillä.
- Kun ostotilaus aktivoidaan, järjestelmä näkee sen yritysten välisenä tilauksena ja kehottaa automaattisesti luomaan vastaavan myyntitilauksen valmistavassa yrityksessä.
Yhdessä nämä kolme tilausta kattavat koko tilausprosessin. Näiden lisäksi voi olla valmistuksen työtilauksia tai muiden kuin valmistettujen tuotteiden ostotilauksia.
Seuraava vaihe on tavaroiden lähettäminen asiakkaan toimitusosoitteeseen. Tämä tapahtuu suoraan valmistusyrityksestä tähän osoitteeseen, mutta myyntiyrityksessä tarvitaan vastaavat kuitit ja lähetykset, jotta varastomuutokset ja laskut voidaan kirjata. Laskuja tarvitaan sekä myyntikonttorista asiakkaalle että valmistavalta tehtaalta myyntikonttoriin.
- Lähetys tehdään valmistavasta yrityksestä asiakkaan toimitusosoitteeseen. Näin myyntitoimiston myyntitilaus suoritetaan loppuun.
- Myyntitoimistossa laaditaan kuitti. Tätä voidaan kutsua "virtuaalikuitiksi", koska se tehdään tapahtuman kirjaamiseksi. Tavarat ovat fyysisesti menneet suoraan asiakkaalle. Näin ostotilaus suoritetaan loppuun.
- Myyntikonttorissa tehdään lähetys myyntitilauksen suorittamiseksi loppuun asiakkaalle.
Huomaa, että prosessissa on mukana jopa neljä valuuttaa:
- Asiakkaan valuutta
- Myyntitoimiston valuutta
- Valmistavan yrityksen valuutta
- Ryhmävaluutta raportointia varten.
Seuraavassa kuvataan prosessi, jolla käsitellään tuotantolaitoksesta asiakkaalle lähtevää suoratoimituslähetystä, jonka myynti on varattu myyntitoimiston kautta.
Edellytykset
- Manu Online -tili, joka on lisensoitu usean yrityksen käyttöön.
- Vähintään kaksi tilille luotua yritystä. Yritysten on oltava toimivia tilausten syöttämistä varten, joten molemmilla on oltava tililuettelo ja vähintään yksi varastopaikka. Kaikki valuutat, joita kumpikin yritys voisi käyttää. (Järjestelmä tunnistaa moniyritystilauksen, kun ostotilauksiin kirjoitetaan toimittaja toisen yrityksen varastopaikaksi).
- Käyttäjä, jolla on oikeudet molempiin yrityksiin tai kaksi käyttäjää, joilla on oikeudet kumpaankin yritykseen.
- Asiakas- ja tuotetiedot tavalliseen tapaan.
Yrityksen määrittäminen tilauksia varten jne.
Käyttäjän asetuksista riippuen tilauksen oletusyritys tai lähetyksen tai kuitin sijaintipaikka voi poiketa vaaditusta. Jos ylläpitäjäkäyttäjiä on kaksi, joilla on erilaiset asetukset, käyttäjän ei välttämättä tarvitse muuttaa tilauksen arvoa jne. Jos prosessi toteutetaan yhdellä käyttäjällä, tilauksen tai laskun yritys on tarkistettava otsakkeesta, ja on huolehdittava siitä, että lähetyksiin ja kuitteihin on asetettu oikea varastopaikka.
Käyttäjän oletussijainti asetetaan Hallinto - Käyttäjät -näytössä. Tämä sijainti on liiketoimintayksikön ja yrityksen sisällä, joten se asettaa oletusarvot uusille tilauksille jne.
Esimerkkiprosessi tilauksen kirjaamista varten
Tässä näytteessä miamilaiselle asiakkaalle myydään tuote Yhdistyneestä kuningaskunnasta tulevan valmistusyrityksen "itärannikon" myyntitoimiston kautta.
Luo ensin myyntitilaus myyntiyritykseen. Varmista, että suoratoimitus on valittu jokaisella rivillä ja että toimittaja on valmistusyrityksen varastopaikka. (Jos syötetään useita rivejä, uusien rivien oletusarvo voidaan asettaa otsakkeessa.)
Koska kyseessä on back to back -tilaus, hyväksy kehotus ostotilaukseen siirtymisestä. Tämä tilaus on myyntitoimistolta valmistusyritykselle.
Muokkaa ostotilauksen tietoja, kuten yritysten välistä hinnoittelua, ja aktivoi ostotilaus. Järjestelmä ymmärtää, että kyseessä on usean yrityksen tilaus ja kehottaa luomaan uuden myyntitilauksen valmistusyrityksessä. Paina tätä varten OK.
Tämä sisäinen yritysten välinen myyntitilaus valmistusyritykseltä myyntitoimistolle.
Tarkista ja aktivoi tilaus. Tulosta jokaisessa vaiheessa tarvittavat tilausvahvistusasiakirjat.
Toimitusprosessi.
Samoin kuin tilausprosessi, toimitusprosessi on kolmivaiheinen. Tässä tapauksessa, koska kyseessä on suoratoimitus, fyysinen lähetys menee suoraan tuotantolaitokselta asiakkaalle. Järjestelmä tukee myös myyntikonttorin vastaanottoa ja toimitusta, ts. toimituksia, jotka eivät ole suoratoimituksia.
Luo uusi lähetys tuotantolaitoksessa. Valitse suoratoimituksen valintaruutu näyttääksesi suoratoimitettavat tilaukset.
Täytä muut tiedot tarpeen mukaan. Huomaa, että asiakas on myyntitoimisto, mutta toimitusosoite on loppuasiakas.
Varmista, että lähetys on suljettu.
Vaihda tarvittaessa valikkonäkymä myyntikonttorin näkymäksi.
Vaihda toimitusosoite myyntikonttorin varastopaikaksi.
Paina Lisää rivejä ja valitse sitten valintaruutu nähdäksesi suoratoimitukset. Tarkista oikea ostotilaus ja lisää valittu kuittiin.
Luo uusi lähetys (toimitus). Valitse suoratoimitusten ruutu ja hae. Valitse oikea asiakas.
Luo uusi lähetys. Tällä kertaa älä valitse suoratoimitusta. Toimitetaan osoitteesta on alkuperäisen varaston sijaintipaikka. Toimitusosoite on asiakas.
Uuden lähetyksen kohdalla valitse suoratoimitus ja valitse lähetettävä myyntitilaus. Jos myyntitilaus ei ole luettelossa, tarkista, että myyntitoimiston oikea liiketoimintayksikkö on valittu.
Huomaa, että lähetyspaikka on tuotantolaitos.
Huomaa, että lähetyspaikka muuttuu paikallisen myyntikonttorin sijainniksi. Muista aktivoida ja sulkea lähetys.
Laskutusprosessi
Laskutusosiossa on nyt kaksi tilausta jonossa laskutusta varten.
Ensin yritysten välinen tilaus:
Toinen asiakkaalle myyntikonttorista. Sinun on ehkä muutettava otsikon tai päävalikon liiketoimintayksikköä saadaksesi laskutusvaatimuksen näkyviin sen mukaan, mikä on oletusliiketoimintayksikkösi, joka on asetettu sijainnin mukaan käyttäjän järjestelmäasetuksissa.
Vaihtoehtoisesti voit syöttää ostolaskun myyntikonttorille. Jos laskua ei syötetä, kuitin tilaksi jää "valmis laskutettavaksi". Syötä ostolasku, jos viet ostolaskuja kirjanpitojärjestelmääsi.