Suoramyynti on yksinkertainen ja nopea toiminto, jossa tavara myydään valitusta varastopaikasta ilman myyntitilausta. Tuotteiden myyntiä varten ei tarvitse luoda myyntitilausta. Maksun voi ottaa käteisenä tai siirtää myyntilaskutukseen. Siirrä kohteita tähän sijaintiin seuraavassa osassa kuvattujen materiaalin siirtotoimintojen avulla.
Suoramyynti tukee monipaikkaisuutta, jos tämä ominaisuus on lisensoitu. Siirrä tuote ensin myyntipaikkaan ennen suoramyynnin käyttöä, jos negatiivinen varasto ei ole sallittu järjestelmässäsi (asetus on kohdassa Hallinto -> Järjestelmäasetukset).
Suoramyyntiä voidaan käyttää myös kolmannen osapuolen logistiikkatoimittajalta (3PL) tehtävään myyntiin. Joko 3PL:n käyttäjälle on annettava käyttäjätunnus myynnin syöttämistä varten tai myyntitiedot voidaan syöttää automaattisesti API:n kautta, jos 3PL:n tietokonejärjestelmä on integroitu.
Tärkeä huomautus:
Suoramyyntiä ei ole tarkoitettu suureen määrään myyntitapahtumia. Tämä johtuu siitä, että se on selainpohjainen järjestelmä. Viivakoodinlukijan kanssa käytettäessä ei ole takeita siitä, että tiedot viivakoodinlukijasta tallentuvat onnistuneesti palvelimelle, jos luetaan koodeja liian nopeasti. Tarkista, että tuotteita on syötetty oikea määrä ennen myynnin päättämistä.
Myyntitilaukset
Suoramyynti on lisensoitava moduuli. Ks. Hallinto - Lisensointi.
Perustietojen määritys
Suoramyynti tarvitsee kaksi asetusta kohdassa Hallinto -> Järjestelmäasetukset, ennen kuin sitä voidaan käyttää.
Suoramyyntikassa
Luo yksi tai useampi kassa. Eri valuutoille ja myyntileille vaaditaan eri kassat. Lisäksi tarvitaan eri rekisterit eri valuutoille (jotka on määritetty hinnastossa) ja myyntitileille. Jokaisella kassalle voi myös asettaa oikeuden myydä laskulla.
Jos kassoja on useita suoramyyntiä luodessa, käyttäjää kehotetaan valitsemaan haluttu kassa.
Suoramyynnin maksuehdot
Tämä on luettelo rekistereissä sallituista maksuehdoista. Esimerkkejä ovat "käteinen", "luottokortti", "AMEX" jne. Jokaisella maksutavalla on oma selvitystili, jonka mukaan suoramyynti lasketaan yhteen kirjanpitoon siirrettäessä. Oletusmaksutapa on mahdollista asettaa. Jos oletusarvoa ei ole asetettu ja rekisteri sallii laskutuksen, laskutus on oletusarvo.
Tässä lueteltujen maksutapojen lisäksi käyttäjä voi valita "laskutuksen", jos se on sallittu rekisterissä.
Käyttö
Avaa Suoramyynti-näyttö joko myynti- tai varastovalikosta. Painikkeella ”Uusi” avaat uuden suoramyyntitapahtuman.
Lomakkeen painikkeet:
| Valmis | Kun kaikki myyntitieto on syötetty, hyväksytään toiminto. Toiminnon tilaksi tulee ”Valmistunut”, jos maksettiin käteisellä tai ”Valmis laskutettavaksi”, jos myynti siirretään edelleen laskutettavaksi. Varastonimikkeet vähennetään määristä. Kun toiminto on merkitty valmiiksi, tämä painike korvataan painikkeella [Uusi]. |
| Tee kuitti | Kuitin tiedot tulostuvat erilliseen ikkunaan tulostettavaksi. Kyseessä on PDF-raportti. |
| Luo lähete | Lähete avautuu erilliseen ikkunaan tulostettavaksi. Kyseessä on PDF-raportti. |
| Poista | Jos myynti on rakenteilla, se voidaan poistaa tällä painikkeella. Kun toiminto on merkitty valmiiksi, tämä painike korvataan painikkeella [Tarkista]. |
| Uusi | Edellisen suoramyynti-toiminnon hyväksymisen jälkeen, tällä voidaan luoda uusi. |
| Uusi versio | Käytä tätä painiketta, jos tietoja halutaan muuttaa toiminnon hyväksymisen jälkeen. Toiminnon tilaksi muutetaan ”Rakenteilla”. Aikaisemmin hyväksytyllä toiminnolla on sama numero, kuin ennen. |
| Tallenna | Päivittää näytön tiedot oletusarvoilla, kuten hinnan määritellystä hinnastosta. |
Suoramyynti-lomakkeen kentät:
| Asiakastunnus | Asiakkaan yritystunnus. Ei tarvita käteismyynnissä. […] -painike avaa kumppaneiden poimintanäytön, jossa on myös mahdollista luoda uusi asiakas. |
| Myyntipaikka | Varastopaikka, josta myynti tapahtuu. |
| Maksutapa | Vaihtoehdot asetetaan kohdassa Hallinto -> Järjestelmäasetukset -> Suoramyynnin maksutavat. Lisäksi laskutus on mahdollista, jos se on sallittu rekisterissä. Laskutustapauksessa asiakastunnus vaaditaan. Oletusarvo voidaan asettaa järjestelmäasetuksissa. |
| Myyntihinnasto | Myynnissä käytettävä hinnasto. Hinnasto asetetaan ensin rekisterin hinnastoksi, mutta jos käyttäjä valitsee eri asiakkaan, asiakkaan suoramyyntihinnasto (jos se on määritetty kumppanikortissa) haetaan näytölle ja sitä käytetään myöhempien nimikkeiden hinnoittelussa. |
| Projekti | Myynti liitetään kyseiseen projektiin. (Projektilisenssi vaaditaan) |
| Lisätietoja | Teksti, joka näkyy mahdollisen laskun riveillä. |
| Nimikerivit | Uusi rivi lisätään täyttämällä tyhjän nimikerivin kentät. Seuraava tyhjä rivi ilmestyy kun tiedot tallennetaan. |
| Tuote | Syötä tuote käsin, viivakoodilla tai poimimalla luettelosta […] -painikkeella. Jos käytät poimintaa, voit lisätä useita nimikkeitä kerralla. Jos hinnasto on määritelty, hinnat lisätään palattaessa päälomakkeelle. Tarkista nimikkeen tilanne painamalla nimikkeen kuvaus- linkkiä Tämä avaa nimikekortin ponnahdusikkunaan. Järjestelmä etsii tuotteen viivakoodilla joko tunnuksen tai EAN koodin perusteella. Nimike löytyy myös jostakin valmistajan koodista, joka on merkitty nimikekorttiin. |
| Määrä ja alennus | Määrä ja alennus syötetään manuaalisesti tai haetaan kumppanikortissa määritetystä hinnastosta suoramyyntiä varten. (Tuotteen on tietenkin oltava myös tässä hinnastossa - tarkista nimikekortti). Jos alennus on määritelty sekä hinnastossa että kumppanikortissa, käytetään hinnaston alennusta. Muussa tapauksessa käytetään määritettyä. |
| Yksikköhinta | Yksikköhinta otetaan mahdollisesta hinnastosta. Hinnat ovat ilman ALV:tä. Jos hintaa ei löydy määritetystä hinnastosta, järjestelmä hakee hinnan oletushinnastosta (joka on asetettu järjestelmäasetuksissa). Tällöin käyttäjälle näytetään lyhyt varoitus siitä, että käytössä on oletushinnasto eikä määritetty hinnasto. |
| Valuutta | Valuutta riippuu valitusta hinnastosta. Jos hinnastoa ei ole määritelty, käytetään oletusvaluuttaa (määritellään Oman yrityksen tiedoissa). |
| ALV (%) | ALV % tulee asiakkaan kumppanitiedoissa annetun myyntitilin verokoodin mukaan. Jos asiakkaalle ei sitä ole määritetty, niin sitten käytetään oman yrityksen tiedoissa annetun oletusmyyntitilin verokoodia. |
Täytä kentät ja paina [Tallenna] näytön vasemmassa yläkulmassa. Uusi tyhjä rivi ilmestyy (ruudulla on aina yksi tyhjä rivi). On myös mahdollista käyttää viivakoodinlukijaa nimikekoodin syöttämiseen. Tämä lisää sen automaattisesti uutena rivinä. Rivin voi myös tallentaa painamalla enter.
Jos käytät valikkopainikkeita lähteäksesi pois suoramyynnistä, se tulee silti pysymään järjestelmässä ”Rakenteilla”-tilassa. Suoramyyntejä voi tarkastella Varastovalikosta. Tarkista määräajoin, ettei rakenteilla olevia suoramyyntejä ole jäänyt ”roikkumaan” järjestelmään joko poistamalla ne tai tekemällä ne valmiiksi. Poista tai täydennä ne.
Suoramyynti-toiminnoilla on seuraavat tilat:
| Rakenteilla | Toiminto, jota muokataan nyt (tai myöhemmin). Toiminto on joko juuri luotu tai se on ensin hyväksytty ja sitten otettu työn alle [Muuta] – painikkeella. |
| Valmis laskutettavaksi | Maksutapa on ”Laskutus”. Kun tällainen toiminto hyväksytään, tilaksi tulee ”Valmis laskutettavaksi”. |
| Valmis | Myynti, jonka maksutapa on ”Laskutus” muuttuu valmistuneeksi, kun se sisällytetään laskuun. Jos maksutapa on ”Käteinen”, tila on ”Valmistunut” hyväksymisen jälkeen |
| Peruttu | Käyttäjä on luonut uuden version. |
Muutosten tekeminen valmistuneeseen myyntiin
Valmistuneeseen myyntiin voi tehdä muutoksia vain samana päivänä jona myynti on tehty, ja vain jos myyntiä ei ole siirretty yhdistettyyn kirjanpitojärjestelmään.
Paina Uusi versio. Tämä asettaa alkuperäisen myynnin ”Perutuksi” ja kopioi tiedot uuteen myyntiin. Huomaa, että muokatulle myynnille asetetaan uusi numero. Poistaaksesi aiemmin valmistuneen myynnin, luo uusi versio ja poista se.
Hinnasto ja hinnoittelu
Hinnastoja luodaan järjestelmäasetuksissa. Hinnastoja voidaan luoda rajoittamaton määrä. Yksittäisen nimikkeen hinta voidaan lisätä yhteen tai useampaan hinnastoon nimikekortilla tai taulukkopäivityksellä. Tyypillisesti järjestelmässä on oletushinnasto ja sen lisäksi yksittäisiä hinnastoja, joista on sovittu avainasiakkaiden kanssa. Järjestelmäasetuksista löytyvän oletushinnaston lisäksi kassalle voidaan määritellä oletushinnasto. Yksittäiselle asiakkaalle voidaan myös luoda suoramyyntihinnasto. Uutta suoramyyntiä luodessa kassan hinnasto näkyy Uutta suoramyyntiä luodessa kassan hinnasto näkyy ruudulla, ja voidaan muuttaa alasvetovalikosta.
Asiakasta valitessa asiakkaan suoramyyntihinnasto asetetaan täällä jos sellainen on määritetty. Nimikettä syöttäessä järjestelmä yrittää saada hinnan määritellystä hinnastosta. Jos tätä ei ole saatavilla, järjestelmä yrittää löytää nimikkeen järjestelmän oletushinnastosta. Jos tätäkään ei löydy, syöttää se hinnaksi nollan ja varoittaa käyttäjää. Nollahintaiset rivit ovat sallittuja.
Hinnaston valuutta määrittää suoramyynnin valuutan.
Suoramyyntitietojen siirtäminen kirjanpitojärjestelmään
Huomaa, että suoramyynti voidaan siirtää kirjanpitoon vain silloin, kun Xero on käytössä. Tiedot siirretään Xeron suositusten mukaisesti erityisesti laadittuina laskutietoina kassajärjestelmien liittämistä varten. Yksi lasku sisältää yhden päivän kaikki myynnit yhden rekisterin ja kunkin valuutan osalta, ja rivit lasketaan yhteen maksutavan mukaan. Lisäksi on ylimääräinen rivi, jossa on negatiivinen summa, joka asettaa oikean summan selvitystilille.
Katso lisätietoja tietojen siirtämisestä Xeroon.