Kun ostotilaus on aktivoitu, on järjestelmä valmis luomaan vastaanottotoiminnon ostotilauksessa oleville nimikkeille.
Vastaanotossa voidaan käsitellä kerralla useita ostotilauksia samalta toimittajalta, huomaa kuitenkin, että vain yksi vastaanotto voidaan myöhemmin kohdistaa ostolaskuun. Huomaa kuitenkin, että ostolaskuun voidaan myöhemmin liittää vain yksi kuitti. Yleensä on viisainta olla yhdistämättä useita tilauksia samaan vastaanottoon, jos toimittaja lähettää tavaroita eri lähetteillä, koska tämä tarkoittaa yleensä myös toimitusten erillistä laskutusta.
Vastaanotettavat määrät voivat poiketa tilatuista. Jos määrä on pienempi, käyttäjä voi sulkea tilausrivin, jos puuttuva määrä on merkityksetön. Rivit, joilla on suurempi määrä kuin tilattu, suljetaan ja ostolasku kohdistetaan aikanaan vastaanotettuun määrään.
Myyntitilaukset
Seuraavat valinnaiset moduulit vaikuttavat vastaanotto-toimintoon (Lisätietoja ks. Hallinto -> Lisensointi):
| Sarja- ja eränumeroiden seuranta | Sarjanumeroseurattavaa nimikettä ei voi vastaanottaa syöttämättä tai luomatta sille sarjanumeroa. |
| Monivarasto | Vastaanotto voidaan tehdä muuhun kuin oletusvarastoon. |
Luonti
Uusi vastaanotto voidaan luoda usealla tavalla:
- Napsauta [Uusi vastaanotto] varaston etusivulla.
- Valitse ostotilaus Vastaanotto-taulukosta varaston etusivulla. Tämä täyttää kuitin ostotilauksen avoimilla riveillä.
- Napsauta [Uusi] -painiketta Toiminnot-valikon Vastaanotto-vaihtoehdosta avautuvassa näytössä.
- Paina [Uusi]-painiketta avoimella vastaanotto-lomakkeella. mikäli vastaanotto ei ole valmis, järjestelmä kysyy haluatko päättää sen. Tämän jälkeen voit syöttää uuden ostotilausnumeron avautuvaan ikkunaan. Jos syötät numeron, avataan uusi vastaanottolomake täytettynä tämän tilauksen avoimilla riveillä.
Tietojen syöttö
Täytä otsikkotiedot ja lisää tarvittavat rivit. Jos tilaus oli valittu vastaaotto luotaessa, rivit on jo esitäytetty, mutta määrät on syytä tarkistaa saapuneita määriä vastaaviksi. Syöttöjärjestys on vapaa, ainoastaan toimittaja täytyy valita ennen rivien lisäämistä.
Toimittajan valintaikkuna näyttää toimittajat, joille on avoimia tai osittain toimitettuja ostotilauksia. Paina […] toimittajakentän vieressä. Voit myös syöttää toimittajatunnuksen, jos tiedät sen.
| Vastaanottonumero | Saadaan automaatisesti kun vastaanotto tehdään valmiiksi. |
| Lähetysnumero | Syötä toimittajan lähetenumero. Se näkyy myöhemmin ostolaskua käsiteltäessä, jolloin lasku voidaan helpommin kohdistaa vastaanottoon. |
| Rahtikirjan nro | Ei pakollinen. |
| Vastaanottopäivä | Vastaanoton päiväksi tulee tämä päivä oletuksena, ellei siihen syötä päiväystä. |
| Toimitusosoite | Nimikkeiden toimitusosoite, jos valinnainen monivarasto-ominaisuus on käytössä. |
| Materiaali pidätettynä | Vastaanotto on pidätettynä, jolloin sitä ei voi päättää. |
| Toimittajaryhmä | Kumppanikortilla määritetty toimittajryhmä. Hyödyllinen, jos esim. vastaanottojen tarkastuskäytäntö vaihtelee toimittajaryhmittäin. |
| Sisäisiä lisätietoja | Sisäisiä kommentteja varten. |
Lisätäksesi rivejä napasauta [Hae rivejä] -painiketta, mikä avaa luettelon toimittajan avoimista tilausriveistä. Voit rajata valinnoilla, jos lista on pitkä. Napsauta [Lisää kaikki] tai valitse ko. rivit ja paina [Lisää valitut]. Ikkuna suljetaan.
Järjestelmä lisää valitut rivit avoimilla määrillä. Poikkeavissa tapauksissa päivitä oikeat määrät napsauttamalla ko. numeroa ja kirjoittamalla oikea määrä tilalle.
Tallenna rivi napsauttamalla vihreää tallennusmerkkiä. Viivakoodinlukija toimii tässä tapauksessa yksinkertaisesti näppäimistön korvikkeena.
Sarja- ja eränumeroiden syöttäminen
Jos nimike on merkitty sarja- tai eränumeroita tarvitsevaksi, tulee nämä tiedot syöttää ennen kuin vastaanotto voidaan saattaa loppuun. Ikkuna sarja- tai eränumeroille ilmestyy.
Valitse ensin nimike, jolle numerot lisätään.
Sarjanumeroita voidaan syöttää joko syöttämällä tiedot ja painamalla ”Lisää” (esim. lukemalla sarjanumero itse tuotteesta) tai käyttämällä Autom. numero.-toimintoa, joka luo numerot kaikille nimikkeille järjestelmäasetuksissa asetetun numerosarjan perusteella.
Sarjanumeroita voidaan syöttää viivakoodinlukijalla.
Ensimmäiseksi valitse nimikkeet joille eränumerot tulisi lisätä. Syötä erän määrä, eränumero, aloituspäivä ja halutessasi kommentit ja viimeinen päivä. Paina [Lisää].
Huomaa että nimikettä voi olla vastaanotettu samasta erästä jo aiemmin. Tässä tapauksessa syötetty tieto menee kohtaan Päivitetyt erätiedot.
Töihin tarvitaan
Jos on työeriä, joille on varattu nimikkeitä tässä vastaanotossa, tämä näkyy Töihin tarvitaan välilehdellä. Tämä on vain tiedotus vastaanottoa tekevälle henkilölle siitä, että voi olla suositeltavaa viedä materiaalit suoraan työerään varastoon viemisen sijaan.
Vastaanoton päättäminen
Paina [Valmistunut]-painiketta sulkeaksesi vastaanoton. Seuraavat toiminnot tehdään ennen palaamista päävalikkoon:
- tarkistaa, että kaikki tarvittavat tiedot on syötetty,
- asettaa päivämääräksi tänään, jos sitä ei ole vielä asetettu
- Vastaanottopäiväksi asetetaan tämä päivä, ellei muuta ilmoitettu vastaanotetut määrät lisätään varastoon ostotilausrivit merkitään valmiiksi tai osittain vastaanotetuiksi.
- merkitsee ostotilaukset ja niiden rivit joko kokonaan tai osittain vastaanotetuiksi.
Painamalla [Uusi]-painiketta, järjestelmä varmistaa, haluatko päättää nykyisen vastaanoton tai jatkaa sitä. Tämän jälkeen voit syöttää uuden ostotilausnumeron avautuvaan ikkunaan. Jos syötät numeron, avataan uusi vastaanottolomake täytettynä tämän tilauksen avoimilla riveillä.
Ostolaskutus
Kun toimittaja lähettää laskun, kytketään se valmistuneisiin vastaanottoihin. Tällä tavoin varmistetaan, että jokainen lasku on asianmukaisista vastaanotoista ja laskutetut hinnat vastaavat alkuperäisen ostotilauksen hintoja. Jos vastaanotto on kytketty laskuun, tämä tieto näkyy vastaanoton välilehdellä.
Vastaanoton tilat
Vastaanottotoiminnon tila voi olla:
| Rakenteilla | Vastaanotto on luotu, muttei vielä suljettu. Varastosiirtoja ei ole tehty. Kaikkia tietoja voidaan muuttaa. |
| Valmis laskutettavaksi | Vastaanotto on suljettu. Tietoja ei voi muuttaa. Vastaanotetut määrät voidaan sisällyttää ostolaskuun. |
| Osittain laskutettu | Osa määristä on laskutettu. |
| Valmis | Kaikki vastaanotetut määrät on laskutettu. |