Tuotteiden lähetystä käytetään toimitettaessa asiakkaille myyntitilauksella tilattuja tuotteita.
Yhteen tuotteiden lähetykseen voidaan sisällyttää nimikkeitä useasta myyntitilauksesta, edellyttäen että niillä on sama toimitusosoite.
Jos nimikkeitä tarvitsee lähettää asiakkaalle ilman myyntitilausta, harkitse Suoramyyntiominaisuutta.
Myyntitilaukset
Seuraavat valinnaiset lisensoitavat moduulit vaikuttavat tilausten toimitukseen (ks. Hallinto -> Lisensointi saadaksesi lisätietoja):
| Sarja- ja eränumeroiden seuranta | Jos nimikkeeseen on merkitty sarjanumeroiden seuranta, ei tällöin ole mahdollista saattaa lähetystä loppuun ennen kuin tarvittavat numerot on valittu tai varattu. |
| Monikollilähetys | Nimikkeitä asiakkaalle lähetettäessä on mahdollista luoda useampia kolleja omine lähetysasiakirjoineen. Kollin sisältö, painot ja mitat voidaan ilmoittaa. Käytä monikollilähetystä erityisesti isompiin vientilähetyksiin. |
| Monivarasto | Lähetys voidaan tehdä muusta kuin oletusvarastosta. |
Huomautus toimituksen sulkemista
Ota huomioon, että toimitukset täytyy ”sulkea” ja ”aktivoida” ennen kuin toimitus ilmestyy laskutusosioon. Tämä siis siis eroaa hieman järjestelmän muista ruuduista. Syyt tähän selitetään myöhemmin tässä artikkelissa.
Luonti
Tavaraa voi lähettää neljällä tavalla. Ainoa ero on, jos tilaus ja rivit on täytetty valmiiksi, vai pitääkö ne valita. Vaikka ne olisi täytetty valmiiksi, rivejä voidaan aina muokata, poistaa tai lisätä.
- Napsauta [Uusi lähetys] Varaston etusivulla. Tämä luo tyhjän lähetyslomakkeen.
- Valitse myyntitilaus taulukosta Varaston etusivulla. Tämä luo lähetyksen, jossa ovat tilauksen avoimet rivit.
Jos asiakasta ei ole valittu (kohta 2), ensimmäinen näyttö on luettelo asiakkaista, joille pitäisi lähettää tuotteita. Luo uusi lähetys valitsemalla jokin näistä.
Luo lähetys valitsemalla asiakas, jolla on avoimia myyntitilausrivejä.
Avattuasi toimituksen, paina [Hae rivejä]-painiketta valitaksesi sisällytettävät rivit (jos niitä ei ole jo lisätty).
Tärkeää: huomaa ”Näytä vain toimitettavissa olevat rivit”-valinta
Tämä valinta tulee oletuksena eli silloin näkyvät vain myyntitilausrivit, jotka ovat toimitettavissa. Jos haluamaasi tilausta ei näy listassa, kokeile poistaa tämä valinta ja paina ”Näytä”. Avaa nimikeen nimikekortti ja katso ”Varastotapahtumat” , josta selviää syy siihen, ettei rivi olisi toimitettavissa. Tämä voi johtua siitä, että nimike on loppu, kaikki nimikkeet on varattu muille asiakkaille, tai osittainen lähetys ei ole sallittu. On kuitenkin mahdollista valita nimikkeet vaikka ne eivät ole oletuksena näkyvillä. Mutta jos negatiivinen varasto ei ole sallittu (asetetaan varaston tiedoissa), toimituksen aktivointi ei ehkä ole mahdollista.
Lisää nimikkeitä painamalla Hae rivejä-painiketta. Syötä kriteerit ja paina [Näytä] tarvittaessa, valitse tarvittavat rivit ja paina [Lisää valitut].
Toimituskulut
Jos toimituskulu määritellään toimituksessa, määritelty määrä lisätään kaikkiin tästä lähetyksestä automaattisesti tehtyihin laskuihin.
Sarja- ja eränumeroiden seuranta
Jos nimike on merkitty nimikekortissa sarja- tai eränumeron vaativaksi, näytetään asianmukainen välilehti. Nämä tiedot tulee syöttää ennen toimituksen aktivoimista valitsemalla rivi ja syöttämällä tarvittavat tiedot. Sarjanumerot voidaan syöttää joko valitsemalla numerot listasta tai lukemalla viivakoodinlukijalla tuotteesta.
Toimitus ja tuotteiden omat työerät
Tuotteiden omat työerät luodaan myyntitilausrivistä. Niitä käytetään, kun liiketoimintaprosessi perustuu ”valmista tilaukseen”- tai ”suunnittele tilaukseen”-konsepteihin.
Kun työerä valmistuu, tuote viedään varastoon riippumatta siitä, onko tuotteella omaa työerää. Se varataan myyntitilaukseen. Jos tuotteilla ei ole omia työeriä, on mahdollista lähettää yksittäinen tuote asiakkaalle, jolle nimike ei ole varattu. Järjestelmä antaa varoituksen tästä, mutta se on sallittua, koska oletetaan, että kaikki tuotteet samalla nimikekoodilla ovat samanlaisia. Jos tuotteella sen sijaan on oma työerä, oletetaan, etteivät kaikki saman nimikekoodin omaavat tuotteet ole samanlaisia, jolloin järjestelmä estää tuotteen lähettämisen asiakkaale, ellei sitä ole varattu valitulle myyntitilausriville. Tämä varauksen tila voidaan nähdä varaussarakkeesta lisää rivejä -ikkunasta.
Pakkaustiedot
On mahdollista määrittää yksittäisten pakkausten yksityiskohdat (ei saatavilla standardiversiossa). Paina pakkaustiedot-painiketta.
Täällä voit syöttää tullia varten tarvittavat painot, mitat jne. Tätä käytetään tyypillisesti vientimyynnissä, tai jos lähetetään suuria nimikkeitä. Jos rivinimike on jaoteltu eri pakkauksiin, paina ”Jaa valitut rivit”-painiketta luodaksesi tarvittavat ylimääräiset rivit.
Raporttien tulostaminen
Valitse tulostettavat raportit ja paina ”Tulosta”-painiketta. Vaihtoehtoisesti valitse (sähkopostiin)valinta, jos haluat raportin sähköpostiisi PDF-liitteenä sen sijaan, että se avattaisiin ruudulle. Huomaa, että tällä ruudulla voidaan avata useita PDF-raportteja samaan aikaan; jokainen avautuu omassa ikkunassaan.
Jos raportissa näkyy kaksi eri määrää, toinen suluissa, tämä johtuu siitä, että tuotteelle on määritelty ”myyntiyksikkö” nimikekortilla. Katso artikkeli materiaalinimikkeistä saadaksesi lisäinfoa.
Lähetyksen päättäminen
Toimitus aktivoidaan käyttämällä ruudulla näkyvää nappulaa. Aktivointi tekee seuraavat asiat:
- Tarkistaa onko syötetyissä tiedoissa puutteita tai virheitä
- Vähentää lähetetyiden nimikkeiden määrän varastosta
Aktivoinnin jälkeen on vielä mahdollista tulostaa dokumentteja ja muokata pakkaustietoja. Rivien ja määrien muuttaminen ei ole enää mahdollista.
Jos vain osa myyntitilauksen määrästä on lähetetty, on mahdollista joko jättää lopputilaus avoimeksi tai sulkea myyntitilausrivien lopulliset määrät Osatoimitus-välilehdeltä. Jälkimmäisessä tapauksessa ei enää ole mahdollista tehdä uusia lähetyksiä myyntitilausrivien mukaisesti.
Jos nykyisellä käyttäjällä on käyttäjärooleja ohjelman laskutusominaisuuksiin, on mahdollista luoda toimitukselle lasku painamalla ”Luo lasku”. Tämä on vapaavalintaista, sillä on myös mahdollista jättää toimitus myöhempään laskutukseen, esimerkiksi ”Usemman laskun luonti” toiminnon avulla laskutusosiossa.
Laskun aktivoinnin jälkeen, kun enempää prosessointia tai tulostamista ei tarvita, toimitus tulisi sulkea painamalla ”Sulje lähetys”. Sen tilaksi muutetaan ”Valmis laskutettavaksi” kunnes laskutus on suoritettu.
Toimituksen laskutus
Jos käyttäjällä on kirjanpito-oikeudet, on mahdollista luoda laskuja toimituksen aktivoinnin jälkeen, mutta ennen sen sulkemista. Laskut tehdään yleensä tässä vaiheessa, kun on pakollista laittaa lasku samaan pakkaukseen nimikkeiden kanssa. Muuten toimitus tulee sulkea ja laskutus tehdä laskutusosiosta (esim. toimistotyöntekijän toimesta varastotyöntekijän sijaan).
Toimituksen sulkeminen
Riippumatta siitä, luodaanko laskut tässä vaiheessa vai ei, muista painaa Sulje-painiketta viedäksesi toimituksen loppuun. Jos laskuja ei luoda tässä vaiheessa, toimitus ei näy laskutusosiossa ellei sitä suljeta.