Myyntitilauksen voi luoda joko myyntitilaukset-valikosta tai kopioimalla vanha tilaus uuden pohjaksi. Myyntitilausta syötettäessä on tarpeen määrittää sekä rivi- että otsikkotiedot, mutta järjestyksellä ei ole merkitystä. Syöttövaiheessa tilauksen tila on ”Rakenteilla”, jonka aikana syötetyt tiedot tallennetaan, mutta niiden oikeellisuutta ei tarkisteta. Kun tilaus ”Aktivoidaan”, tarkastetaan tietojen oikeellisuus, haetaan tilausnumero ja tilauksen vaatimat toimet ajoitetaan suunnitellussa. (Tilauksen ja tuotannon monimutkaisuudesta riippuen tämä voi kestää pari sekuntia tai jopa minuutteja.)
Mikäli valittuihin kumppanitietoihin on lisätty kaikki tarvittavat tiedot, on tilauksen otsikkotietojen syöttö helppoa. Tarvitaan vain asiakasnumero, jonka jälkeen kaikki oletustiedot tulevat automaattisesti otsikkoon. Jos otsikkotietoihin tulee myös hinnasto oletustietojen perusteella, tulevat automaattisesti myös hinnat syötettäville tilausriveille.
Uusia myyntitilauksia on myös mahdollista luoda suoraan myyntiennustejärjestelmästä muuntamalla alustavat tilaukset myyntitilauksiksi. Uusia tilauksia voidaan luoda myös suoraan ennustejärjestelmän alustavista tilauksista tai avoimista myyntitarjouksista.
Myyntitilaukset
Seuraavat valinnaiset lisenssimoduulit vaikuttavan myyntitilauksiin (ks. Hallinto -> Lisensointi):
| Myynti/osto ennakkolaskutus | Tilausriveille voidaan määritellä ennakkolaskuja. |
| Item dimensions | Tilausrivillä oleva omalla työerällä valmistettavalla tuotteella voi olla mitoista riippuva tuoterakenne. |
| Monivarasto | Sallii nimikkeiden myynnin useasta paikasta. Tukee suoratoimitusta (kolmikantakauppa). |
| Myyntitilausten seuranta | Asiakas voi nähdä tilaustensa yksityiskohtaisen tilanteen toimituksen perustietojen lisäksi. Asiakkaat käyttävät tähän tilausten seuranta -sivustoa. |
| Projektit | Useita tilauksia voidaan ryhmitellä projektiksi. |
| Myyntitarjoukset | Tarjous voidaan muuttaa tilaukseksi. |
| Monivaluutta | Tilauksia voidaan tehdä eri valuutoissa. |
| Eräpyyntö | Myynti/osto ennakkolaskutus |
Uuden myyntitilauksen luominen
Uuden myyntitilauksen voi luoda usealla eri tavalla. Lue tätä koskeva artikkeli:
Myyntitilauksen syöttäminen
Myyntitilauksessa ovat käytettävissä seuraavat painikkeet. Tilauksen tilasta riippuen kaikki painikkeet eivät välttämättä aina käytettävissä.
| Tallenna | Tallentaa nykyiset muutokset. |
| Uusi myyntitilaus | Luo uuden myyntitilauksen ja avaa sen näytölle. |
| Kopioi tilaus | Kopioi nykyisen tilauksen ja avaa uuden tilauksen näytölle. |
| Aktivoi | Aktivoi myyntitilauksen (tästä lisää myöhemmin). |
| Puutteet | Avaa uuden ikkunan, joka näyttää tuotteiden tai tuotteiden valmistukseen tarvittavien materiaalien mahdolliset puutteet. Puute-painike näkyy vain, jos tila on "rakenteilla". |
| Poista | Poistaa tilauksen. Toiminto on mahdollinen ainoastaan rakenteilla olevalle tilaukselle, jolle ei ole annettu tilausnumeroa. |
| Uusi versio | Näytetään vain aktivoituna. Tämä luo uuden version myyntitilauksesta, jonka tila on rakenteilla. Tilaukseen on tehtävä tarvittavat muutokset, minkä jälkeen myyntitilaus on aktivoitava uudelleen. Älä jätä myyntitilausten uusia versioita rakenteilla oleviksi, sillä se aiheuttaa epäjohdonmukaisuutta materiaalisuunnittelussa. |
| Sulje tilaus | Tämä peruuttaa aktivoidun tilauksen. Jos tilauksesta on tehty joitakin lähetyksiä, uusi versio tehdään vastaamaan näitä lähetyksiä ja loput tilauksesta poistetaan. |
Kun uutta myyntitilausta syötetään, on suositeltavaa (mutta ei pakollista), että asiakas valitaan ensin, sillä monet muut kentät täytetään automaattisesti kumppanikortin tähän yritykseen liittyvien oletustietojen perusteella.
Jos myyntitilaus on jo aktivoitu, ei tilauksen tietoja voi muuttaa ennen kuin tehdään uusi versio tilauksesta.
Asiakkaan osoitteet
Paina haluamasi osoitekentän vieressä olevaa toimintonäppäintä […], joka avaa kumppanien valintasivun. Tämä johtaa "Valitse yritys" -sivulle (kumppaninvalitsin). Valitse sivulla haluamasi kumppanilaji ja paina [Näytä]. Mikäli luettelo on pitkä, aseta vielä lisäehtoja löytääksesi etsimäsi osoitteen nopeasti ja paina jälleen [Näytä]. Valitse sitten kumppani listasta tilaukselle. Siirryt takaisin tilauksen otsikkotietojen muokkaukseen ja valitsemasi asiakkaan oletustiedot näkyvät ruudulla.
Mikäli tarvitsemaasi osoitetta ei vielä ole tallennettu järjestelmään, voit luoda sen ensin eli paina Luo uusi-painiketta kumppanien valintasivulla. Se luo uuden kumppanitunnuksen ja avaa kumppaniruudun. Syötä uuden yrityksen nimi ja osoitetiedot ja anna yritykselle lyhytnimi. Tallennuksen jälkeen palaat takaisin myyntitilauksen yhteenvetosivulle, jossa näkyvät luomasi asiakkaan tiedot.
Mikäli asiakkaalla on useita toimipaikkoja, voit syöttää myyntitilauksen otsikkotietoihin muun vahvistusosoitteen, toimitusosoitteen ja laskutusosoitteen. Näistä itse tilaukseen tulostuvat laskutus- ja toimitusosoite. Osoitteet täytyy olla perustettuna Kumppanit-osassa, mutta perustaminen onnistuu myös kumppaneiden valintasivulta. Jos asiakkaalla ei ole kuin yksi toimipaikka, sama osoite käy kaikkiin osoitekenttiin. Voit määritellä myös joka osoitteeseen yhteyshenkilön.
Huomaa, että kumppanitiedoissa voi yhdellä asiakkaalla (pää osoitteella) olla useita toimitusosoitteita tai vahvistusosoitteita.
Mikäli olet määrittänyt yhden asiakkaasi tietoihin tallentamasi yhteyshenkilön yrityksen oletusyhteyshenkilöksi, se tulee automaattisesti Ostajan yhteyshenkilöksi tilaukseen. Voit valita yhteyshenkilöksi jonkun muun tai kirjoittaa nimen suoraan kenttään. Vaihtoehtoisesti henkilön nimi voidaan kirjoittaa suoraan kenttään.
Jos asiakkaallasi on useita sijainteja, on mahdollista määrittää erikseen toimitus-, laskutus- ja vahvistusosoitteet. Myyntitilauksen otsikkotiedot Moni otsikon kenttä täytetään oletuksena annetun asiakkaan tietojen mukaisesti. Jos syötät asiakkaan numeron käyttämättä valintaa, paina Tallenna päivittääksesi kentät asiakastiedoilla.
Mikäli oletustiedot ovat oikein, niin riittää että syötät tarvittavat tiedot asiakkaan ostonumero ja ostoviite -kenttiin.
Myyntitilauksen otsikkoa täydennetään tavallisesti asiakkaan kumppanikortissa asetetuilla oletusarvoilla. Jos yrityksen numero syötetään kenttään menemättä valitsimeen, päivitä kentät oletusarvoihin painamalla tallenna. Jos oikeat arvot ovat oletusarvoisesti käytettävissä, on tarpeen täyttää vain asiakkaan ostotilauksen numero ja viite.
| Myyntinumero | Jos tämä on tyhjä tilausta aktivoidessa, se saa seuraavan tilausnumeron. (Seuraava numero voidaan asettaa järjestelmäasetuksista) |
| Versio | Kun tilaus on aktivoitu, tätä ei voi muuttaa ennen kuin uusi versio on luotu. Versiohistoria löytyy raportista. |
| Tila | Rakenteilla, Aktiivinen, Osittain toimitettu, tai Valmistunut |
| Asiakas | Valitse ponnahdusikkunasta tai kirjoita asiakasnumero ja paina ”Tallenna”. Tämä hakee asiakkaan oletusarvot tilaukseen. |
| Tilasupäivä | jos tyhjä, niin aktivoinnissa tulee automaattisesti tämä päivä. |
| Asiakkaan ostonro | Asiakkaan ilmoittama ostotilauksen numero |
| Seurantakoodi | Satunnaisesti luotu koodi, jota asiakas voi käyttää yhdessä myyntitilauksen numeron kanssa ja seurata tilauksen tilaa optiona lisensoitavalla seurantasivustolla. Koodi on linkki , joka avaa saman sivuston myös Manu Online-järjestelmän käyttäjälle. Koodi luodaan aktivoitaessa tilaus Vapaata tekstiä, joka tulostuu myyntitilausvahvistukseen asiakkaan ostonumeron lisäksi Maksuehdot |
| Ehdot tulostuvat tilausvahvistukseen. | Oletusehdot saadaan Kumppani-kortilta. |
| Maksuehdot | Tilaukeen tulostuvat maksuehdot. Oletusarvo saadaan toimittajan kumppanikortilta. |
| Vakioteksti | Vakiotekstit kirjataan "Yrityksen" tietoihin. Määritetty tekstilohko tulostetaan asiakirjoihin, kun se on valittu. Teksti tulostuu tilauksen loppuun kokonaissumman ja lisätietojen perään. |
| Valuutta | Tilauksen valuutta. Valitun ostohinnaston pitää olla samassa valuutassa. |
| Kurssi | Valuuttakurssi, asetetaan automaattisesti kun tilaus aktivoidaan. |
| Toimitusehdot | Toimittajan kumppanikortilla määritellyt ehdot. Tavallisimmin Incoterms-lyhenne, mutta vaihtoehtoja voidaan määritellä yritysparametreihin. |
| Toimitusehtopaikka | Ko. toimitusehtojen paikkakunta. Esim, jos ehto on ”ex-works Helsinki”, tämä paikkakunta on Helsinki. |
| Toimitustavat | Toimitustapa Toimitustapa saadaan oletuksena toimittajan kumppanikortilta. Vaihtoehdot määritellään yritysparametreissa. |
| Rahdin maksaa | Lähettäjä tai vastaanottaja. Tämä tieto menee edelleen lähetykseen. |
| Maksuaikataulu käytössä | Näyttää maksuvälilehden, jos tämä ominaisuus on käytössä. |
| Maksuaikataulu prosentteina | Jos ennakkomaksu on käytössä, syötetään prosenttimäärät koko tilauksen arvosta tarkkojen summien sijaan. |
| Piilota rivisummat myyntitilausvahvistukselta | Jos et halua hintojen näkyvän myyntitilausvahvistuksessa |
| Piilota alennukset | Piilottaa alennuksessa olevat hinnat myyntitilausvahvistusraportista. Tätä käytetään vahvistettaessa vähittäismyyjille, joiden laskut (alennus mukaan lukien) ohjataan maahantuojan tai jakelijan kautta. |
| Muita myyntitilauksen ehtoja | Muut ehdot voidaan määritellä oletuksena Kumppanit-osiossa Myynti-välilehdellä. Ehdot kopioidaan tilaukseen automaattisesti ja niitä voidaan muokata. Teksti tulostetaan tilausvahvistukseen, lähetysasiakirjoihin ja laskuun. Maksimipituus on 250 merkkiä. |
| Sisäisiä lisätietoja | Kommentit jotka tulostetaan eri dokumenteille. |
| Esim. myyntitilausvahvistukselle. | Päivämäärä/aika, jolloin myyntitilauksen kuittausraportti on otettu. Tietenkään takeita ei ole, että se on lähetetty asiakkaalle. |
| Provisioyritys/-henkilö | Kohdentaa provision. Kerroin asetetaan myyntitilausrivillä. Provisiolaskelmat löytyvät raportista. |
| Hinnasto | Tämän tilauksen oletushinnasto. Toimitustapa saadaan oletuksena toimittajan kumppanikortilta. Vaihtoehdot määritellään yritysparametreissa. Jos määrittelet myyntitilauksen otsikkotiedoissa tilauksessa käytettävän hinnaston, saat tilauksen riveille automaattisesti tämän hinnaston mukaiset yksikköhinnat |
| Toimitetaan osoitteesta/henkilöltä | Jos monivarasto on käytössä, valitse varastopaikka, josta tilaus lähetetään. Jos tämä jätetään tyhjäksi, käytetään oletussijaintia. |
| Projekti | Toimittajaksi tulee myyntilaskun Toimitetaan osoitteesta – kumppani. Ks. Projektit erillisessä kappaleessa. |
| Salli osittaiset toimitukset | Jos otat tämän merkin pois, järjestelmä ei anna sinun toimittaa tilausrivien määriä useammassa erässä, vaan ne on toimitettava kerralla. Oletusarvona on, että osatoimitukset sallitaan. |
| Ostotilauksen luonti | Tilauksessa voi olla ainoastaan ostettavia nimikkeitä. Rakenteilla oleva samat rivit ja määrät käsittävä ostotilaus luodaan automaattisesti myyntitilauksen pohjalta. Ostotilaus täytyy aktivoida ja lähettää toimittajalle toimituksen toteutumiseksi |
| Suoratoimitus | Ostotilauksen luonti voidaan merkitä suoratoimitukseksi, jolloin ostotilauksen toimitusosoitteeksi asetetaan asiakkaan toimitusosoite. Muu tieto, kuten asiakkaan ostotilausnumero, kopioituu ostotilaukselle. |
Myyntitilauksen rivit – Riveittäin ja Rivin yksityiskohdat välilehdet
Myyntitilaukseen voi lisätä rivejä kolmella eri tavalla:
- Riveittäin-välilehdellä syöttämällä rivit yksi kerrallaan syöttökenttiin.
- Rivin yksityiskohdat -lehdellä painamalla [Uusi].
- Riveittäin-välilehdellä painamalla [Hae rivejä]. Tämä avaa ostoskorityyppisen valintaikkunan.
Poistaaksesi rivin Riveittäin-välilehdellä, merkitse rivin edessä oleva ruutu ja paina [Poista]. Rivi voidaan poistaa vain, jos tilaus on ”rakenteilla”. Jos tilausta tarkistetaan, riviä ei voi poistaa, jos rivi on toimitettu joko osittain tai kokonaan.
Myyntitilauksen rivipainikkeet (minkä tahansa painikkeen painaminen tallentaa myös rivin tiedot):
|
|
Edellinen rivi |
| >> | Seuraava rivi |
| Luo työerä | Luo tilausriville alustavan työerän, jonka tuoterakennetta ja reititystä voidaan muokata ennen tilauksen aktivoimista tuotantoon. Koskee vain ”Valmista tilaukseen” tyyppisiä tuotteita. Ks. erillinen selvitys tässä kappaleessa. |
| Uusi | Luo uuden myyntitilausrivin |
| Vaihtoehdot | Avaa konfigurointinäytön, jossa on mahdollista valita tuotteen vaihtoehtoisia konfiguraatioita. Avaa konfigurointi-ikkunan, jossa voidaan valita tuotteelle vaihtoehtoinen kokoonpanomalli Nimike-kortin määritysten mukaan. |
Nimikkeen valinta
On kolme tapaa syöttää nimike myyntitilaukseen Riveittäin-välilehdessä
- Kirjoita nimikkeen tunnus suoraan ruudulla olevaan kenttään
- Paina nimikkeen tunnus-kentän vieressä olevaa [-]-painiketta. Tämä avaa valintaikkunan jossa voit valita yksittäisen nimikkeen.
- Paina Lisää rivejä -painiketta. Tämä avaa ikkunan jossa voit lisätä useita nimikkeitä ”ostoskori”-tyylillä.
Lisätäksesi nimikkeen Rivin yksityiskohdat -ikkunaan, paina [-]-painiketta nimikkeen tunnuksen vieressä ja valitse ponnahdusikkunasta haluttu nimike.
Seuraavat kentät liittyvät myyntitilausriviin (ja löytyvät Rivi- ja Rivin yksityiskohdat -välilehdistä)
| Tilausrivi | Rivinumerot asetetaan automaattisesti, mutta niitä voidaan muokata, tyypillisesti jos tämä on tarpeen |
| Piilota rivi | Tämä rivi piilotetaan myyntitilausvahvistuksesta. Tätä käytetään, kun syötetään nimiketoimituksia myyntitilaukseen ilman että ne näkyvät myyntitilausvahvistusraportissa. Tavallisesti koko rivi tulostuu. |
| Nimikkeen kuvaus | Kuvaus, jota oma yrityksesi nimikkeestä käyttää tallennetaan yhdessä nimikkeen muiden tietojen kanssa. Kun poimit nimikkeen järjestelmästä tilausriville, tulee kuvaus automaattisesti mukaan. |
| Asiakkaan käyttämä tunnus ja kuvaus | Asiakkaittesi nimikkeistä käyttämät tunnukset ja / tai kuvaukset voidaan kirjoittaa kummatkin suoraan niille varattuihin kenttiin. Sekä tunnus että kuvaus tulostetaan myyntitilausvahvistukseen Ne voidaan asettaa kunkin asiakkaan nimikekorttiin niin, että ne haetaan automaattisesti. |
| Määrä | Paina pyöristyspainiketta pyöristääksesi pakkauskokoon. |
| Yksikköhinta | Tulee automaattisesti, mikäli hinnasto on määritelty tilauksen otsikkotietoihin ja tuote on hinnoiteltu siihen. Paina toimintopainiketta, mikäli hinta ei tule riville automaattisesti. Näin saat näkyviin nimikkeen hintahistorian. |
| Nimikekortti | Paina tällä ruudulla olevaa kysymysmerkkiä avataksesi nimikekortin, joka on tavallisesti saatavilla painamalla nimikekoodissa olevaa linkkiä. |
| Tarvepäivä | Asiakkaan määrittämä. Jos tämä jätetään tyhjäksi, se täytetään vahvistetulla päivämäärällä tilauksen aktivoituessa. |
| Vahvistettu päivä | Vahvistettu päivämäärä, jolloin toimitat asiakkaalle. Tarkista Puutteet-painikkeesta tai tarkista kapasiteetti ennen kuin määrität vahvistetun päivän. Tätä päivämäärää käytetään toimituksen aikataulutukseen. |
| Sovittu luvattu päivä | Joskus on tarpeellista asettaa toimitukselle sovittu päivämäärä, joka eroaa aikataulutuksessa käytetystä vahvistetusta päivästä. |
| Verokoodi | Valitse oikea verokoodi tälle nimikkeelle. Oletusarvo tulee yleensä valitun asiakkaan kumppanikortille asetetun oletusmyyntitilin arvosta. Alennetun verokannan nimikkeiden osalta nimikekortissa voi kuitenkin olla verokoodin ohitusarvo. Oletusarvo tulee tavallisesti valitun asiakkaan asiakaskortille asetetusta oletusmyyntitilistä. |
| Arvolisäveroprosentti | Tässä näkyy halutun verokoodin arvolisäveroprosentti. |
| Kustannuspaikka | Kustannuspaikka kirjataan tämän tilauksen laskuun, kun se luodaan. |
| Provisio-osuus | Valitse listasta oikea provisio-osuus. Osuudet määritetään oman yrityksen henkilökunta-välilehdellä. Provisioon oikeutettu yritys ja henkilö määritetään Myynti-ylätunnisteessa. |
| Yksiköitä paketissa | Näyttää vakiopakkauskoon tälle nimikkeelle. Paina Rnd(Pyöristä)painikettä Määrä-kentän vieressä muuttaaksesi määrä pakkauskoon kertoimen mukaiseksi. |
| Tuotteelle oma työerä | Jos nimikkeen valmistusmallissa on määritetty tuotteelle oma työerä, se näkyy myös täällä. Tämä estää varaamisen olemassa olevasta varastosaldosta tähän tilaukseen. Uusi työerä avautuu automaattisesti, jos se on määritetty mallin ominaisuuksissa. |
| Työerän numero | Ohita oletustyöeränumero |
| Tuotannon ohjeet | Jos tuotteella on oma työerä, on mahdollista asettaa ohjeet, jotka näkyvät työmääräimessä ja työsoluruudulla. |
Hinnoittelu-lehti
Oletuksena uuden rivin hinta otetaan myyntitilaus-välilehdellä asetetusta hinnastosta. Tämä vuorostaan on otettu valitulta kumppanilta.
Jos haluat tarkastella hintahistoriaa tälle tuotteelle tältä tai muulta asiakkaalta, mene Hinnoittelu-välilehteen. Jos valitset hintarivin tästä ruudukosta, se otetaan käyttöön tällä rivillä, korvaten oletuksen. On myös mahdollista nähdä hintoja muista hinnastoista.
Jos tällä tuotteella on oma työerä käytössä, hinnoittelu voidaan tehdä myös puolivalmisteen tai komponenttien perusteella. Hinnastoon tulee laittaa nimikkeet, joista tuote koostuu itse tuotteen sijaan. Painamalla Päivitä yksikköhinta -nappulaa voit summata hinnat suunnitellun määrän perusteella ja näin asettaa rivihinnan.
Rivin tilanne
Rivin tilanne lehdellä näkyy tilattu, toimitettu ja palautettu määrä. Toimittamattomalle riville näkyy myös onko nimikettä mahdollista varata varastosta, ostoista tai valmistuksista (riippuen siitä onko tuote ostettava tai valmistettava).
Myyntikate näyttää lisätietoa. Kate on laskutus vähennettynä kustannuksilla. Laskutus on aina sama, mutta kate näytetään laskettuna eri kustannustekijöistä. Katelaskentoja varten kaikki kustannukset ja tulot muunnetaan kotivaluutaksi.
| Toimituskustannus | Tämän rivin toimituksen todellinen kustannus. Tämä on varastotapahtuman FIFO toimituksen kirjausaikana. Kustannus näkyy vasta rivin toimituksen jälkeen. |
| Määrätty kustannus | Toimituksen jälkeen voidaan päivittää käsin toimitusarvo siten, että se sisältää kaikki ulkoiset kustannukset, erityisesti jos katetietoa käytetään provisiolaskentaan. Määrätty kustannus voidaan syöttää tilaukseen Toimitukset-lehdellä toimituksen tapahduttua. |
| Nykyinen varastoarvo | Tämän varastonimikkeen nykyinen varastoarvo. Jos nimikettä ei ole varastossa tämä on pitkän ajan keskiarvo. |
| Viimeinen varasto | Viimeisen varastoa lisäävän varastotapahtuman rekisteröity kustannus (oston vastaanoton kustannus perillä tai valmistustyöerän kustannus). |
| Budjetoitu kustannus | Nimikortille tallennettu kustannus oletusbudjetissa. Jos nimike on jälleenmyyty nimike (eli ei valmistettu), näytetään lisäksi seuraavat marginaalikentät: |
| Paras toimittajan tarjous | Osto-osion avoimissa toimittajien tarjouksissa oleva matalahintaisin nimike. Huomaa, että tässä näytetään matalin hinta huomioimatta tilausmäärää. |
| Seuraava ostos | Nimikkeen seuraavan avoimen oston odotettu kustannus perillä. |
| Kytketty osto | Jos myyntitilaukseen liittyy suoratoimitus, kytketyn ostotilausrivin odotettu kustannus perillä. |