Kirjanpidon vienti -toiminnossa
- Kirjanpidon tilien tuonti Manuun. Aloitusvaiheessa tehdään tämä, jotta tilit ja verokoodit saadaan Manuun. Jos lisäät myynnissä tai ostossa tarvittavia kirjanpidon tilejä myöhemmin Procountoriin, tee tämä toiminto uudelleen.
- Kumppanien tuonti. Tehdään aloitusvaiheessa tai jos lisätään uusi asiakas-/toimittajatieto Procountorin puolella. Suosittelemme, että uusi kumppani luodaan ensin Manuun, jolloin tieto päivittyy automaattisesti myös Procountoriin. Vältä lisäämästä uusia kumppaneita erikseen manuaalisesti järjestelmiin, koska siinä tapauksessa syntyy helposti tuplatietoja järjestelmiin.
- Nimikkeiden tuonti. Tehdään aloitusvaiheessa tai jos lisätään uusi nimike Procountorin puolella. Suosittelemme luomaan uuden nimikkeen aina ensin Manussa, jolloin tieto päivittyy Procountoriin laskujen viennin yhteydessä automaattisesti. Vältä tiedon lisäämistä molempiin järjestelmiin erikseen, jotta ei syntyisi turhaan tuplatietoja.
- Ostolaskujen tuonti. Toiminnolla tuodaan Manuun ne ostolaskut, joiden laskuttajalla on Manussa avoimia ostoja tai vastaanottoja.
Kumppanitiedot
- Kumppanin tallennus vie kumppanitiedon automaattisesti Procountoriin. Jos kyseessä uusi kumppani, se luodaan uutena Procountoriin. Jos kyseessä olemassaoleva kumppani, niin tiedot päivittyvät Procountoriin. Tiedot päivittyvät sillä edellytyksellä, että kumppani on alunperin joko tuotu Manussa olevalla siirtotoiminnolla tai tallennettu syöttämällä se Manun ruudulla kun Procountor -yhteys on ollut käytössä. Huomaa että Procountorissa on erikseen asiakkaiden ja toimittajien rekisterit eli siellä ei myyntilasku ja ostolasku olla samalle kumppanille osoitettuna. Sen vuoksi varmista, että merkitset Manussa kumppanin joko asiakkaaksi tai toimittajaksi. Jos näistä ei kumpaakaan valita, luodaan oletusarvona kumppani toimittajana Procountoriin. Huomaa myös, että vain sellaiset kumppanitiedot päivitetään, joiden tyyppi Manussa on ’Pääosoite’ tai ’Laskut’. Eli esimerkiksi toimitusosoitteeksi merkittyä ei päivitetä.
Nimikkeet
- Nimiketiedot luodaan ja päivitetään Procountorin tuoterekiseriin myyntilaskun tietojen mukana automaattisesti. Huomaa, että nimikkeen kuvauksesta siirtyy vain 100 ensimmäistä merkkiä.
Myyntilaskut
- Myyntilaskun aktivoinnissa haetaan laskunumero Procountorista ( ei siis haeta Manun järjestelmänumeroista) ja samalla myyntilasku viedään Procountoriin. Jos aloitusvaiheessa on Manussa jo myyntilaskuja, varmista että Procountorissa oleva laskujen numerointi ei mene päällekkäin Manussa jo olevien laskunumeroiden kanssa.
Ostolaskut
- Ostolaskun aktivointi Manu Onlinessa päivittää automaattisesti laskun Procountorin puolella tilaan Asiatarkastettu ja lisää sinne hyväksyjän kommenttiin päiväyksen, käyttäjän ja ostolaskun seurantanron Manussa. Laskun tuonnissa on toimittajakumppanin Procountorissa oltava linkitetty Manun kumppanitietoon tai sillä on sama y-tunnus. Lisäksi kumppanitiedon tilan on oltava Manussa ’Aktiivinen’.
Aloitus
Varmista että olet omaa Manu Online -tiliä luodessasi valinnut kirjanpitojärjestelmäksi Procountorin ja siten siihen on yhteys. Jos näin ei ole ja haluat vaihtaa Procountoriin, ota yhteyttä tukipalveluun. Järjestelmäasiantuntija voi vaihtaa yhteyden avaamisen jälkeen (työstä mahdollisesti veloitetaan).
Omassa Procountor – järjestelmässäsi tulee salli API -integraation käyttö. Mene kohtaan Hallinta – Yrityksen tiedot – Käyttöasetukset, siellä oma osionsa otsikolla Integraatioasetukset ja valitse ’Salli laskutettavien rajapintojen käyttö’.
Ja Procountorin käyttäjäoikeudet pitää olla riitävät, kun yhteys Manusta luodaan. Oletusrooli ’Myynti’ esimerkiksi käy.
Procountor -kirjanpitoyhteyden asetukset
Mene kohtaan Laskutus – Kirjanpitoyhteys ja valitse linkki ’Kirjanpidon vienti: Procountor’
Paina ruudulla Yhdistä -painiketta. Siitä avautuu ponnahdusikkuna Procountorista, josta kirjaudut omilla Procountor -tunnuksillasi. Jos sinulla ei ole voimassaolevaa tunnusta ota yhteyttä Procountorin tukeen. Kun olet kirjautunut, valitse yrityksesi alasvetovalikosta ja paina Sign in.
Onnistuneen yhdistämisen jälkeen avautuu ponnahdusikkuna, jossa vahvistetaan onnistunut yhteyden luonti. Sulje se ikkuna, jolloin saat tämän sivun näkyviin:
Jos et vielä ole tuonut kirjanpidon tilejä tai olet lisännyt uusia tilejä Procountoriin, paina Tuo kirjanpidon tilit.
Älä poista yhteyttä, jos haluat myyntilaskujen siirtyvän Procountoriin. Jos yhteys jostain syystä katkeaa, yhdistä silloin uudelleen tältä ruudulta.
Aseta kirjanpidon tilit myynnin ja oston käyttöön sekä niiden verokoodit.
Mene kohtaan Hallinto – Järjestelmäasetukset ja klikkaa linkkiä ’Kirjanpitotilit’. Kirjoita tilinumero, jota haluat käyttää esimerkiksi myynnin tilinä, paina Näytä ja valitse tili:
Merkitse tili Myyntitiliksi ja valitse Verokoodi alasvetovalikosta. Verokoodi määrittää oletusverokannan. (Jokaisella laskurivillä on mahdollista muuttaa verokoodi, tämä määrittää oletusarvon). Tallenna tiedot ja toista sama kaikille myynnin ja oston tileille, joita haluat Manussa käyttää eli merkityt tilit tulevat silloin valittaviksi; myyntitilit myyntilaskuille ja ostotilit ostolaskuille.
Valitse myös yksi tili Myyntisaatavat -tiliksi ja yksi Ostovelkatiliksi. Lisäksi merkitse yksi tai kaksi tiliä Myynnin ALV -tiliksi ja Ostojen ALV-tiliksi. ALV -tilien vientejä ei viedä Procountoriin, mutta ne tarvitaan, jotta laskut saadaan aktivoitua yhtenäisillä vientitiedoilla. Eli voit myös vaikka lisätä jonkin tilin Manuun ja merkitä sen ALV-tiliksi.
Oman yrityksen tiedot
Tarkista Järjestestelmäasetukset -kohdassa ne ulkoasut, joita käytät. Oletusarvoisesti niitä on yksi ja sen kumppanitunnus on 1.
Mene kohtaan Myynti – Kumppanit ja avaa kumppanin 1 tiedot eli sen jonka lyhytnimi on oma yrityksesi. Syötä kumppanikortiin Tilinumero (IBAN) kohtaa sama yrityksesi tilinumero kuin on Procountorissakin, koska Procountor ei hyväksy laskuja siirrossa mikäli pankkitilitieto on eri. Vain yksi tilinumero on käytettävissä.
Lisäksi tärkeää
Myyntilaskun numero aktivoinnissa haetaan aina Procountorista, joten tarkista ettei numerointi mene päällekkäin mikäli Manussa on aiemmin aktivoituja laskuja.
Jos aktivoit ostolaskuja Manussa, varmista että vähintään yksi kirjanpidon tili on merkitty ’Ostovelkatiliksi’, vaikka kyseistä tilitietoa ei siirretäkään Procountoriin. Ostolaskun aktivointi ei onnistu ilman ostovelkatiliä.
Procountorissa on asetus, joka luo siellä automaattisesti toimittajarekisteriin uuden toimittajan, jolta saapuu lasku esim. verkkolaskuna. Jotta ei syntyisi tuplatietoja Manun kautta luodun tiedon kanssa, ota tuo asetus pois käytöstä. Asetus löytyy Procountorin yritystiedoista:
Nimike- ja kumppanitiedot aloitusvaiheessa
Kun aloitat Procountor yhteyden käytön, on hyvä välttää saman tiedon luomista useaan kertaan. Aloitusvaiheessa voi olla jokin seuraavista kolmesta tilanteesta:
1. Procountor on uusi järjestelmä ja Manu Online on ollut jo käytössä.
– älä lisää Procountoriin nimikkeitä tai kumppaneita. Nimikkeet päivittyvät sitä mukaan kun tehdään myyntilaskuja yhteyden ollessa käytössä. Kumppanit voi luoda siten, että käy Manussa tallentamassa kumppanikortilla, jolloin tieto automaattisesti päivittyy Procountoriin. Jos materiaalihankintojen ostolaskutietoja tullaan noutamaan Manuun, niin toimittajatiedoissa kannattaa merkitä ei käytössä -tilaan Manussa sellaiset, joiden ostolaskuja ei tarvita Manussa, esim. puhelinoperaattorit.
2. Procountor on ollut jo käytössä ja Manu Online on uusi.
– käytä Kirjanpidon yhteys -sivun tuonti toimintoja luodaksesi nimikkeet ja kumppanit Manuun. Sen jälkeen käy merkitsemässä Manun kumppanikoritissa ei käytössä -tilaan yksitellen ne toimittajat, joiden ostolaskuja et halua noutaa Manuun eli esimerkiksi puhelinoperaattorit tai muut, joiden ostolaskut eivät liity Manun ostoprosessiin.
3. Molemmat ovat olleet käytössä. Ennen kuin järjestelmät integroidaan on tärkeää tehdä nämä seuraavat toimenpiteet
1. Kumppanit: Päivitä jokaiselle Procountorissa olevalle kumppanitiedolle asiakasnumerokenttään Manussa oleva kumppanitunnus. Jos kyseinen kumppani ei ole Manussa vielä, silloin ei laiteta siihen kenttään tietoa. Sitten kun järjestelmät on kytketty ja teet Manussa ’Tuo kumppanit’ siirron, joka sitten linkittää Procountorin tiedot Manun tietojen kanssa niille joilla asiakasnumeron tunnus löytyy . Muut luodaan uutena Manuun ja linkitys syntyy samalla.
2. Varmista, että Procountorissa seuraava laskunumero jatkuu siitä mikä viimeksi löytyy Manusta.
3. Tilikartta: Ota yhteyttä Manun tukipalveluun, koska tilikartta pitää päivitää erikseen. Tukipalvelu tarvitsee tiedon mitä myynnin ja oston tilejä halutaan käyttää.
Tärkeää: älä siirrä tietoja kumpaankaan suuntaan käyttäen excel-siirtoja. Sillä tavoin tiedot eivät linkity ja syntyy tuplatietoja. Se että asiakasnumeoksi päivittää Manun tunnuksen ei tietoja vielä linkitä vaan pitää tehdä integroitujen järjestelmien välinen siirto, jotta se ns. mapping -tieto luodaan.
Procountor yhteyden käyttö
Kumppanit
Joka kerta kun talletat (huom. pitää olla jokin muutos tehty) tiedon Manussa, se joko luodaan uutena tai päivitetään Procountoriin samalla. Varmista, että Manun kumppanikortin Ryhmät – välilehdellä on valittu joko asiakas- tai toimittajaryhmä, jotta tieto menee Procountorissa oikein. Jos ei ole valittu, niin oletusarvoisesti uusi tieto luodaan toimittajaksi Procountorissa.
Myyntilaskut
Myyntilasku viedään Procountoriin kun lasku aktivoidaan. Siirto ei siis vaadi mitään erillistä toimintoa. Jos laskun siirto Procountoriin epäonnistuu niin laskua ei myöskään aktivoida Manussa. Virhetilanteessa tarkista virheviesti, korjaa tarvittavat tiedot ja yritä aktivointia uudelleen.
Myyntilaskuista huomioitavaa:
- Kun lasku on siirretty Procountoriin, sieltä tulee laskun numero ja viitenumero. Niitä ei ole mahdollista asettaa Manu Onlinen puolelta. Jos Manu Onlinessa on ennestään myyntilaskuja, kun olet aloittamassa Procountor yhteyden käyttöä, niin varmista etteivät numerosarjat mene päällekkäin.
- Laskulle tuleva toimitusosoite on laskun ensimmäisen rivin toimitusosoite, mikäli samassa laskussa on useampaa, eri toimitusosoitteeseen tehtyjä lähetyksiä eli on koontilasku.
- Nimikekoodi ja kuvaus viedään Procountorin laskuriville. Ei ole mahdollista linkittää Manun ja Procountorin nimikerekistereitä.
- Toimitustiedot (myyntitilausnumero, asiakkaan ostonumero, asiakkaan viite, lähetysnumero ja lähetyspäivä) tulevat kommentteina jokaiselle laskuriville. Näin siksi, että on mahdollista käyttää Manu Onlinessa koontilaskua.
- Laskurivillä ei välttämättä ole nimikekoodia, se ei ole pakollinen.
- Jos lasku on merkitty hyvityslaskuksi, niin rivin määrä muutetaan siirrossa negatiiviseksi.
- Jotkin Manu Onlinen puolella näkyvät laskutiedot eivät näy Procountorissa. Esimerkiksi lähetykseen liittyviä lisätietoja tai sarjanumerot eivät näy.
Tärkeää: laskujen siirron jälkeen pitää lasku hyväksyä ja lähettää asiakkaalle Procountorissa, sillä Manu Onlinesta siirron jälkeen laskut ovat Procountorissa Kesken -tilassa.
Kun lasku on onnistuneesti aktivoitu ja siirretty sekä Manu Onlinen että Procountrin laskuissa on sama laskunumero ja maksuviitenumero. Eli kumman tahansa laskun voi lähettää asiakkaalle. Jos olet valinnut verkkolaskutuksen (Verkkolasku B2B) eli lasku lähetetään asiakkaalle sähköisenä laskuna Procountorista, niin muista laittaa kummpanikortille OVT -kenttään myös operaattoritunnus asiakkaan verkkolaskuosoitteen perään @-merkillä erotettuna. Eli esim. 003712345678@003787654321 muodossa jälkimmäinen on operaattoritunnus. Jos asiakkaan verkkolaskuoperaattori on pankki,niin operaattoritunnus on esim. Nordealla NDEAFIHH.
Huomaa, että laskusta ei voi Manun puolella tehdä uutta versiota ja muokata laskua. Mahdolliset muutokset pitää tehdä Procountorin puolella.
Myyntilaskujen suoritukset
Yhteys ei tällä hetkellä tue myyntilaskujen suoritustietojen siirtoa Manu Onlineen. Vain Procountorista näkee, mitkä laskut on maksettu.
Ostolaskut
Mene kohtaan Laskutus – Kirjanpitoyhteys ja valitse linkki ’Kirjanpidon vienti: Procountor’. Paina ’Hae ostolaskut’. Tämä tuo Procountorista Manu Onlineen ne ostolaskut, joita ei aiemmin ole tuotu ja ovat Procountorin puolella tilassa ’Kesken’ tai ’Vastaanotettu”. Vain ne laskut joiden toimittajilla on järjestelmässä avoimia ostotilauksia tuodaan. Ostolaskun aktivointi Manu Onlinessa päivittää automaattisesti laskun Procountorin puolella tilaan Asiatarkastettu ja lisää sinne hyväksyjän kommenttiin päiväyksen, käyttäjän ja ostolaskun seurantanron Manussa.