Manu Online on aina yhdistetty kirjanpitojärjestelmään. Tämä mahdolista laskujen siirtämisen saumattomasti kirjanpitojärjestelmään, jossa ne prosessoidaan maksuja, veronpalautuksia ja virallista raportointia varten. Jotta laskujen käsittely voitaisiin eliminoida täysin kirjanpitojärjestelmään lähettämisen jälkeen, Manu Online siirtää laskun jokaisen rivin kirjanpitotilit ja verokoodit laskun mukana. Koska jokaisella yrityksellä voi olla luettelo kirjanpitotileistä (tilikartta), pitää tämä luettelo siirtää Manu Onlineen, kun järjestelmän käyttö aloitetaan
Kirjanpito-ohjelmat käyttävät verokoodeja osoittaakseen verojen tyypin ja määrän jokaisella laskun rivillä. Eri järjestelmät käyttävät eri koodeja, ja tavallisesti on erilaisia koodeja, jotka riippuvat maasta, jossa yrityksesi rekisteröitiin. Yleisesti jokaisella kirjanpitotilillä on oma koodinsa, mutta useimmissa järjestelmissä tämä on vain oletus, jolloin muitakin koodeja voidaan syöttää. Huomaa, että verokoodeja tarvitsee käyttää, sillä pelkkä veroprosentti ei riitä viralliseen raportoimiseen. Nollan veroprosentilla, verottomalla ja arvolisäveron ulkopuolisella verolla on eroja. (Yleisesti vain kirjanipitäjät ja valtion työntekijät ymmärtävät eron, mutta sitä varten meillä on verokoodit pelkän veromäärän sijaan.)
Kun uusi yritys rekisteröidään Manu Online -palveluun, valitaan kirjanpito ohjelma. Suomessa on tällä hetkellä valittavana Procountor, Netivisor tai Fennoa. Tämä tili luodaan joko kirjanpiton ohjelman verokoodeilla, jotka sopivat Suomessa. Esim. Suomessa verokoodi riippuu kirjanpidon ohjelmistosta ja on tyypillisesti "myynti 25,5%". Tämä osoittaa, että myynti on kotimaan myyntiä, jonka arvonlisäverokanta on 25,5 prosenttia. Suomen ulkopuolella verokoodi voi olla esim. "EU-myynti".
Jotta arvonlisävero näkyy oikein tilauksissa ja laskuissa, järjestelmässäsi on oltava oikein määritetyt tilit ja verokoodit. "Normaaleissa" liiketoiminnoissa kaikki on kunnossa, kunhan tuot tililuettelon sen jälkeen, kun olet kirjautunut järjestelmään alla kuvatulla tavalla.
Tilikartan tuominen
Tämä on todella helppoa tehdä järjestelmän ensimmäiseltä sivulta. Paina yhdistyspainiketta, syötä kirjanpitojärjestelmäsi tunnukset ilmestyvään ikkunaan, hyväksy yhteys ja sulje ikkuna. Samalla voit myös syöttää kumppanisi ja nimikkeesi
Jos sinun tarvitsee lisätä uusia tilejä tilikarttaan, voit ajaa tuonnin uudelleen.
Järjestelmä arvaa parhaansa mukaan, mitä tilejä tulisi käyttää myynnissä ja mitä ostoissa. Järjestelmäasetuksissa voit asettaa luetteloinnin päälle/pois päältä menemällä tilikarttaikkunaan. Voit myös asettaa verokoodien luetteloinnin pois päältä tai päälle.
Tilikartan poistaminen Manu Onlinesta ei ole mahdollista. Jos haluat tehdä tämän, otathan yhteyttä tukeemme.
Tilien ja verokoodien asettaminen oletukseksi tilauksiin ja laskuihin
Paras tapa tilien ja verokoodien kanssa toimimiseen on asettaa ne oletuksiksi, jotta ne tulevat aina oikein tilauksiin ja laskuihin, ilman että käyttäjän tarvitsee kiinnittää niihin erityistä huomiota.
Verokoodeja tarvitaan kuitenkin tilauksissa, jotta oikea veromäärä voidaan näyttää asiakkaalle tilausta vahvistaessa. Tiliä tarvitaan laskutuksessa. Tämä on suunniteltu niin, että ostajilla ja myyjillä on yksi asia vähemmän huolehdittavana. Myyntitilaukset ja ostotilaukset tarvitsevat vain verokoodin, mutta eivät tiliä. Tilaukseen oletettu verokoodi on tämän kumppanin oletusverokoodi, tai jos tätä ei ole asetettu, organisaation oletustili asetetaan Suomen ulkopuolella verokoodi voi olla esim. "EU-myynti".
Jos myyt nimikkeitä eri verokannoilla (koskee esimerkiksi elintarvikkeita tai lastenvaatteita maasta riippuen), on myös mahdollista ohittaa yhteistyökumppanin oletusarvoista saatu verokoodi asettamalla nimikkeen verokanta. (ALV-kanta) Tämä toiminto etsii sitten oikean verokoodin riippuen kumppanisi sijainnista ja käyttää sitä tilauksessa.
Eri verokoodien käyttäminen yhdellä tilillä
Manu online voi sallia tai kieltää tavallisesta eroavien verokoodien käytön kirjanpitotileillä. Tämä asetus on saatavilla järjestelmäasetuksissa. Sinä ja kirjanpitäjäsi päätätte haluatteko käyttää tätä.
Esimerkiksi jos haluat että tiliä 200 – Myynti käytetään vain kotimaan myyntiin, aseta ”Verokoodin pitää olla sama kuin kirjanpidon tilillä” päälle. Jos sinulle sopii, että kyseinen tili on käytössä sekä koti- että ulkomaankauppaan, jätä tämä pois päältä.
Verokoodien tulee olla sama kuin kirjanpidon tilillä
Jos luot verokoodeja omiin tarkoituksiisi (tavallista paikoissa, joissa on kaupungin ja valtion veroja), varmista, että verokoodit ovat olemassa sekä yhdistetyssä kirjanpitojärjestelmässäsi, että Manu onlinessa. Useimmissä yhdistetyissä järjestelmissä laskujen siirto epäonnistuu, jos käytetty verokoodi ei ole kirjanpitojärjestelmässä.