PRM on asiakkuuden hallinnan(Customer Relationship Management, CRM) laajennus. PRM:n hyöty on erityisesti, että asiakastiedot on integroitu tilausten ja valmistusprosessin hallintaan.
Kumppanuuden hallintaan käytettävät toiminnot ovat
- Tapahtumat, joihin tallennetaan erilaiset yhteydenotot yritykseen ja yrityksen yhteyshenkilöihin
- Kontaktiryhmät, jossa kumppaneita ryhmitellään yhteydenpidon näkökulmasta (Eri kuin kumppanien perusryhmittely: asiakas, toimittaja, valmistaja, …)
Tapahtumia voidaan käyttää myös tehtävälistan tavoin.
Tapahtumat
Tapahtumat ovat tapauskohtaisia yhteyksiä tiettyyn yritykseen, ja ne voivat olla esimerkiksi puhelin- tai sähköpostikontakteja, kokouksia, asiakirjoja jne. Tapahtumatyypit määritellään järjestelmäasetuksissa. Tapahtumien tyypit kannattaa suunnitella huolella etukäteen, kun palvelua otetaan käyttöön. Tapahtuma on aina kytketty johonkin kumppaniin.
Se voidaan lisäksi kytkeä tiettyyn asiakirjaan – myyntitilaukseen, ostolaskuun jne.
Tapahtumat nähdään aina kumppanikortilta huolimatta siitä mihin muuhun tapahtuma on kytketty.
Tapahtuman luonti
Tapahtumia voidaan luoda järjestelmästä monesta kohdasta. Lähes joka lomakkeella on Tapahtuma-välilehti. Paina ’Luo uusi tapahtuma’ -painiketta. Kirjoita uuden tapahtuman tiedot avautuvaan lomakkeeseen.
Kumppanikortti voidaan avata joka paikasta, jossa kumppanin lyhytnimi näkyy alleviivattuna linkkinä. Siellä voit nähdä kaikki kumppaniin liittyvät tapahtumat ja luoda uusia.
Tapahtumia voi luoda myös Kontaktiryhmien hallintanäkymässä Kumppanuudenhallintavalikosta.
Tapahtumatiedot
| Otsikko | Tämä on lyhyt otsake ja kuvaus siitä, mistä tapahtumassa on kysymys. |
| Tila | ”Avoinna” tai ”Suljettu”. |
| Päivämäärä | Oletuksena päivämäärä, jolloin toiminto on luotu. |
| Yritys | Automaattisesti sen yrityksen nimi, jonka kautta tapahtuma luotiin. |
| Yhteyshenkilö | Voidaan valita valikosta, jossa näkyvät kyseisen yrityksen tietoihin tallennetut yhteyshenkilöt. |
| Tyyppi | Valitaan valikosta. Käytettävissä olevat vaihtoehdot määritellään oman yrityksen tiedoissa. |
| Päivämäärä jatkotoimenpiteille. | Tapahtumat listataan – käynnistämisvaiheessa tämän päivämäärän mukaisessa järjestyksessä. |
| Vastuuhenkilö | Oman yrityksesi henkilö, joka vastaa tapahtumasta ja seuraavista yhteydenotoista |
| Tilauksen tiedot | Painikkeen painallus avaa tilausten yhteenvetosivun, jos tämä toiminto liittyy tilauksiin. |
| Kommentit (hyperlinkki) | Tapahtumaan liittyvä osoite, josta löytyy lisätietoja (esimerkiksi uuden kontaktin Internet-sivu, tai linkki tapahtumaa koskevaan asiakirjaan tarjoukseen tms. Sivu avautuu omaan ikkunaansa, kun painat kentän vieressä olevaa painiketta. |
| Näkyvissä vain ryhmälle | Rooleja käyttämällä rajoitetaan oikeus tähän tapahtumaan. |
| Sisäisiä lisätietoja | Tähän kenttään voit kirjoittaa omat kommenttisi tapahtumasta. Tilaa on riittävästi noin puolentoista sivun verran. |
Tapahtumaikkunan painikkeet
| Tallenna ja sulje | Ensimmäisen tallennuksen yhteydessä tapahtuma saa myös seurantanumeron. Tapahtuman tila ei muutu tallennettaessa. |
| Peruuta | Tietoja eikä muutoksia ei tallenneta. |
| Uusi | Luot uuden yhteydenoton/tapahtuman. Yritykseksi tulee tässä tapauksessa automaattisesti sama yritys, kuin äsken muokkaamassasi tapahtumassakin. |
| Edellinen ja Seuraava | Näillä painikkeilla voit siirtyä samaa yritystä koskevasta tapahtumasta toiseen. |
| Raportti | Lähettää tapahtuman raporttina käyttäjän sähköpostiin. Tämä voidaan lähettää edelleen kumppanille muistiona tapahtumasta. |
| Poista | Poistaa parhaillaan muokattavan tapahtuman tietokannasta. |
Seuranta
Kunkin vastuuhenkilön omat avoimet tapahtumat, joilla on määräpäivä, listataan palvelun aloitussivulla ja näytetään aina palveluun kirjautumisen yhteydessä. Tämä näkyy vain jos aloitustyökalu ei ole näkyvissä (itse aloitustyökalusta löytyy valinta tämän näyttämiseen).
Kontaktiryhmät
Tässä ominaisuudessa yritykset - ja niiden yhteyshenkilöt - voidaan sijoittaa tapauskohtaisiin ryhmiin.
Näitä ryhmiä voivat olla esimerkiksi "postituslista", "ehdokkaat", "vierailu" tai "älä ota yhteyttä". Tämä ryhmittely ei liity kumppaniperheisiin. Ryhmittelyvaihtoehdot luodaan yrityksen tiedoissa.
Voit käyttää tätä yritysryhmittelyä käydessäsi läpi puhelinyhteystietoluetteloa tai katsoessasi aiempia tapahtumia.
Ryhmät
Käytettävissä olevat kontaktiryhmät luodaan "Lisää/poista kontaktiryhmiä" -näytöllä, johon pääset Myynti-valikon Kumppanuudenhallinta-paneelista.
Kumppanit voivat olla useiden ryhmien jäseniä.
Voit lisätä ja poistaa kumppanin ryhmästä kahdella tavalla:
- Kumppanikortti - Ryhmittely-välilehti - PRM-osio (katso luku Kumppanit).
- Kontaktiryhmien hallinnointinäyttö (katso seuraava kohta)
Kontaktiryhmät
Kontaktiryhmien hallinnointi – näyttöä käytetään kumppaneiden joukkokäsittelyyn ja katsomiseen kuka on missäkin ryhmässä. Kumppaneita voidaan siirtää myös ryhmästä toiseen, joten se tukee hyvin myyntiprosessia käsiteltäessä prospekteja ja uusia asiakkaita.
Useita ryhmiä voidaan käyttää suodattimina ’Sisällytä’ ja ’Ei mukana’ -valinnoilla. Näin voidaan esim. etsiä messuilla käyneet henkilöt, joihin ei ole oltu yhteydessä.
Ruudulla näkyy puhelinnumero, jota voidaan käyttää telemarkkinointiin. Onnistunnen kontaktoinnin jälkeen voidaan luoda tapahtuma ja siirtää kumppani ryhmästä toiseen.
Kontaktiryhmiä voidaan lisätä ja poistaa Kumppanuudenhallinta-valikosta.
