Tämän moduulin avulla voi tallentaa yrityksesi ja sen asiakkaiden välisiä kaikenlaisia sopimuksia.
Keskitetyn sopimusarkiston lisäksi moduuli tukee erityisesti toimituksen jälkeisiä ylläpitotoimia palvelutyöerä- ja jaksottainen laskutus -moduulien avulla.
- Kun myyntitilaus on kytketty sopimukseen ja myyntitilauksella on sarjanumeroseurattavia tuotteita, niin tuotteen sarjanumero kytketään toimitettaessa sopimukseen ja se näkyy sopimuksen tuotteet-lehdellä. Tämä yhteys on siis tuoteseurannan ja sopimusten välillä. Ks. lisää Jäljitettävyys-osiossa.
- Sopimukset voivat sisältää palvelutyöerien hintatietoja. Kun palvelutyöerä avataan sopimukselle ja siihen kirjataan laskutettavia nimikkeitä, haetaan näiden hinnat ensisijaisesti sopimukselta eikä myyntihinnastosta.
- Sopimusta vastaan voidaan luoda jaksottaisia laskuja. Jaksottaiset laskut eivät liity mihinkään tilaukseen tai lähetykseen, vaan ne ovat myyntilaskuja, jotka luodaan tietyn ajanjakson mukaan.
- Sopimuksissa on versionhallinta (Aktivoi ja Uusi versio), ja ne voidaan raportoida.
Sopimuksen luominen
Sopimusten valintanäytöllä tai olemassa olevaa sopimusta muokatessasi paina Uusi-painike.
Sopimuksen tila
Sopimus voi olla seuraavissa tiloissa:
| Rakenteilla | Uusi sopimus tai vanhan sopimuksen uusi versio ennen aktivointia. |
| Aktiivinen | Aktiivinen sopimus. Pakolliset tiedot ovat otsikko, asiakas, voimassaoloaika, myyntihinnasto ja sopimustyyppi. Aktivoitaessa saa varoituksen, jos tuotteet lehdellä ei ole yhtään nimikettä, mutta niitä ei välttämättä tarvita. |
| Peruttu | Sopimus on peruttu painamalla Peruuta sopimus -painiketta. |
| Päättynyt | Sopimuksen voimassaoloaika on päättynyt ja käyttäjä on painanut Päätä painiketta. |
Sopimus voidaan poistaa vain jos se on rakenteilla, eikä sitä ole ennen aktivoitu. Poistamisen sijaan peru sopimus, jos se on ollut aktiivinen.
Tuotteet
Luettelo sopimukseen kuuluvista tuotteista. Nämä ovat nimenomaan sarjanumeroituja tuotteita, luetteloituna Tuotteiden jäljitettävyys – moduulilla.
Tuotteet näkyvät tässä, jos ne on myyty sopimukseen liitetyllä tilauksella ja ne ovat sarjanumeroseurattavia. Tuotteen jäljitystietue voidaan luoda tuotannon työerän tai lähetystoiminnon aikana, riippuen siitä, milloin tuotteelle annetaan sarjanumero.
Hinta
Nimikkeen hinta voidaan määritellä tällä lehdellä. Kun palvelutyöerä päätetään ja siinä on laskutettavia nimikkeitä, hinta määräytyy järjestyksessä:
- Sopimuksen Hinnat-lehden hinta
- Palvelutyöerällä oleva hinta
- Järjestelmäasetuksissa oletukseksi asetettu hinnasto.
Toistuvat laskut
Säännöllisesti toistuvia laskutuseriä varten, jotka eivät liity materiaalitoimituksiin, voit määritellä toistuvan laskun.
Tämä on käyttökelpoinen esim. vuosittaisten palvelusopimusten laskuttamiseen, kuukausivuokriin jne. Jaksottaiset laskut luodaan laskutuksen pääosiosta. Siinä on määriteltynä nimike- ja jaksotustiedot. Kun laskutusjakso alkaa, ilmaantuu rivi laskutettavien rivien listalle aivan kuten myyntitilausten toimituksetkin. Se voidaan lisätä rakenteilla olevaan laskuun normaalisti.
Toistuvat laskut -lehdellä valitse olemassa oleva rivi tai Uusi rivi -painike ja jatka syöttämällä laskutustiedot Rivin yksityiskohdat -lehdellä. Yksityiskohtia muokataan rivin tiedot -alivälilehdellä.
Kentät ovat:
| Maksaja | Valitse yritys […] |
| Nimike | Valitse mahdollinen nimike |
| Määrä | |
| Hinta | |
| Valuutta | |
| Alennus (%) | |
| Myyntitili | Tämän rivin myyntitili (kirjanpidossa) Laskurivillä käytetään tämän tilin oletusverokoodia. |
| ALV-tili | Oletus ALV-tili, mikäli tarvitaan |
| Kustannuspaikka | |
| Aloituspäivä | Toistuvien jaksojen aloituspäivä |
| Valmistumispäivä | Toistumisen päättyminen. Jätä tyhjäksi, jos voimassa toistaiseksi. |
| Laskutustiheys | Päivä, kuukausi, neljännes, vuosi. Määrää laskutusjakson yksikön. |
| Kerroin | Monenko laskutustiheyden yksikön välein laskutus tapahtuu. Esim. jos laskutustiheys on vuosineljännes, määrittele laskutustiheyteen kuukausi ja kertoimeksi 3. |
| Tila | Aktiivinen tai Ei käytössä |
| Laskutuspäivä | milloin rivi on viimeksi laskutettu |
| Kuvaus laskun | Tämä kuvaus näkyy laskun rivillä. Lisäksi tulostuu kyseisen jakson päivämäärät |
| Sisäinen kommentti | Sisäisiä muistiinpanoja varten. |
Napsauta Laskutettu-lehteä nähdäksesi laskut, joihin tämä rivi jo sisältyy.
Vakioteksti
Sopimukselle on kaksi vakiotekstikenttää. Huomaa, että sopimuksen vakiotekstit toimivat hieman eri lailla kuin muualla järjestelmässä. Sopimuksen vakioteksti tuodaan sopimukselle pelkän linkityksen sijaan. Tämä tarkoittaa, että tekstiä voidaan myös muokata tuonnin jälkeen juuri tätä sopimusta vastaavasti.
Lisäkentät
Sopimuksella voi olla myös omia lisäkenttiä, jotka palveluntarjoajan täytyy luoda. Palveluntarjoajan täytyy luoda nämä. Tavallisesti näitä kenttiä käytetään myös räätälöidyillä raporteilla.
Historia
Historia-lehdellä on kolme lisälehteä:
| Laskutus | Sopimukseen liittyvät myyntilaskut. |
| Myyntitilausrivit | Sopimukseen liittyvät myyntitilausrivit. |
| Työerät | Sopimukseen liittyvät palvelutyöerät. |
Tapahtumat
Sopimukseen voi liittää PRM-tapahtumia. PRM-osiosta lisätietoja.