Järjestelmässä on monia alasvetovalikoita joissa käyttäjä voi valita arvon, mutta ei muokata sitä. Tämä on tärkeää tietojen puhtauden ja vaatimustenmukaisuuden kannalta koko organisaatiossa. Useimmat näistä voidaan asettaa käännettäväksi käyttäjän asiakkaan tai käyttäjien kielelle. Alasvetovalikoiden arvoja voidaan myös rajoittaa käyttäjän oikeuksista riippuen Multi Company versiossa joko yhteen yritykseen tai yhteen liiketoimintayksikköön.
Esimerkiksi: Maksuehdot, joita käytetään myynti- ja ostotilauksissa sekä myynti- ja ostolaskuissa ja joiden oletusarvot asetetaan kumppanikortilla. Kuva alla on kumppanikortista. Järjestelmän pääkäyttäjä asettaa käytettävissä olevat arvot ja käyttäjä voi valita niistä yhden.
Näiden alasvetovalikoiden arvot on asetettu Hallinto - Järjestelmäasetukset - Järjestelmäasetukset-välilehdellä. Arvoja käytetään tilausvahvistuksissa ja laskuissa jne., joten on hyvä, jos ne voidaan tulostaa asiakkaan omalla kielellä.
Joihinkin näistä järjestelmäasetuksista liittyy lisäasetuksia. Esimerkiksi maksuehdoissa määritetään maksupäivien lukumäärä. Huomaa, että lisäominaisuuksia ei käännetä ja tämä koskee erityisesti vakiotekstejä, joissa kullekin käytössä olevalle kielelle on tehtävä oma teksti, joka liitetään tiettyyn kumppaniin kumppanikortilla.
Jos haluat lisätä uuden arvon, määritä ensin tunnistettava "järjestelmän nimi" uudelle tiedolle. Tämä voi olla sama kuin englanninkielinen nimi. Napsauta uutta arvoa avataksesi lomakkeen tietojen täyttämistä varten.
Jos arvo poistetaan käytöstä, valitse "Arkistoitu" -ruutu. Se ei ole enää käytettävissä avattavassa luettelossa. Arvo on kuitenkin edelleen olemassa kaikissa olemassa olevissa tilauksissa tai laskuissa.
Jos tilisi on Multi Company tai sillä on lisensoitu useita liiketoimintayksiköitä, on myös mahdollista liittää tiettyjä arvoja joko yritykseen tai liiketoimintayksikköön. Nämä kentät näytetään vain, jos nämä lisenssit ovat tililläsi.
Esimerkiksi maksuehdot. Etsi maksuehdot kaupallinen-osiosta. Klikkaa auki maksuehdot jota haluat muokata.
Täältä löydät kyseisen maksuehdon yksityöskohdat. Muokkaa tietoja tarvittaessa. Merkitse arkistoiduksi maksuehto jota ei enää käytetä. Sitä ei näytetä valintaluetteloissa arkistoinnin jälkeen mutta arvo säilyy niissä tapahtumissa missä sitä oli aiemmin käytetty.
Huomioi, että mikäli muokkaat jotain arvoa esimerkiksi maksuehdoissa, tulee uudet tiedot käyttöön heti. Mikäli tämä ei ole toivottu lopputulos, harkitse vanhan maksuehdon arkistointia ja uuden luomista päivitetyillä tiedoilla.
Voit halutessasi määrittää käännökset arvolle. Jos arvoa käytetään vieraskielisessä asiakirjassa eikä käännöstä ole, käytetään englanninkielistä arvoa.