Käyttäjäasetukset määrittelevät käyttäjän perusasetukset ja järjestelmän käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet on jaettu rooleihin. Käyttäjätietojen luomiseen ja muokkaamiseen tarvitaan järjestelmän ylläpitäjän oikeudet. Poikkeuksena käyttäjän omat perustiedot ja salasana.
Kirjautumistunnus muodostuu yrityksen tunnuksesta, pisteestä ja käyttäjän tunnuksesta. Esim. "acmeco.john". Kirjainkoolla ei ole väliä. Järjestelmän ensimmäinen käyttäjä perustetaan rekisteröinnin tietojen perusteella.
Salasana on merkkikokoriippuvainen ja siinä on vähintään 8 merkkiä.
Järjestelmään voi perustaa rajattoman määrän käyttäjiä. Käyttäjien pääsyä rajoittaa lisensoitu samanaikaisten käyttäjien määrä. Samanaikaisten käyttäjien määrää hallitaan lisensointiosiosta.
Jos moniyritys-moduuli on käytössä, on mahdollista sallia toisten Manu Online-järjestelmien käyttäjien pääsy. Tästä myöhemmin enemmän tietoa.
Ensimmäinen käyttäjä
Kun järjestelmä perustetaan, perustetaan myös ensimmäinen käyttäjä, jonka tiedot lähetetään sähköpostilla rekisteröinnin tehneelle henkilölle. Ensimmäistä käyttäjää ei voi poistaa, mutta esim. tämän sähköpostiosoite voidaan muuttaa. Manu Onlinen käyttää ensimmäisen käyttäjän sähköpostiosoitetta virallisten järjestelmä- ja sopimustiedotteiden lähettämiseen. Aina kun uusi käyttäjä perustetaan, lähetetään tästä tieto myös ensimmäiselle käyttäjälle.
Ensimmäinen käyttäjä on tunnistettavissa käyttäjien valintalistalta.
Käyttäjätunnuksen luominen
Paina [Uusi] painiketta käyttäjien valintanäytössä Hallinto-osiossa. Voit painna myös Uusipainketta olemassa olevan käyttäjän tietoja käsitellessäsi.
Syötä koko kirjautumistunnuksen jälkimmäisen osan muodostava käyttäjätunnus. Se ei saa sisältää ".".
Jos haluat esimerkiksi luoda käyttöoikeuden John Smithille, kirjoita käyttäjätunnukseksi John. Siinä ei saa olla pistettä! Täytä muutkin tiedot ja paina Create.
Käyttäjä perustetaan ja tämän sähköpostiin lähetetään kirjautumistunnus ja tilapäinen salasana. Ensimmäiselle käyttäjälle lähetetään huomautusposti tapahtuneesta. Uuden käyttäjän pitää vaihtaa salasanansa ensimmäisellä kirjautumiskerralla.
Jokaisella käyttäjällä on oltava yksilöllinen sähköpostiosoite.
Käyttäjän tiedot
Käyttäjän tietojen avaaminen näyttää alla olevan ruudun. Mahdolliset toiminnot riippuvat siitä, onko nykyisellä käyttäjällä hallinto-oikeudet.
Mikäli käyttäjä ei ole ylläpitäjä, hän voi muokata ainoastaan omia tietojaan ja muuttaa salasanansa. Ylläpitäjä voi tehdä seuraavaa:
- Luoda uusia käyttäjiä
- Muokata toisten tietoja
- Muuttaa omaa ja toisten rooleja
- Lukita käyttäjän. Tämä estää kirjautumisen järjestelmään.
- Pakottaa käyttäjä salasanan vaihtoon.
- Poistaa käyttäjän
- Avata käyttäjätunnuksen liian monen epäonnistuneen kirjautumisyrityksen jälkeen
- Hallita internet-käyttöoikeuksia
Huomaa, että ensimmäinen käyttäjä on ylläpitäjä, joka puolestaan voi antaa ylläpito-oikeuden muille käyttäjille. On kuitenkin järkevää rajata ylläpitäjien määrää ja huolehtia ensimmäisen käyttäjän sähköpostiosoitteen oikeellisuudesta.
| Internetkäyttöoikeuksien rajoitus | IP-osoitteet, josta käyttäjä pääsee järjestelmään. Nämä asetetaan järjestelmäasetuksissa |
| Esitysmuoto | Asettaa numeroiden ja päivämäärien esitysmuodon joko Euroopan, Yhdysvaltojen, tai Yhdistyneen kuningaskunnan muotoon |
| Alihankkija | Jos käyttäjä työskentelee alihankkijalle, hänen näkymänsä rajoitetaan vain niihin työeriin ja varastoihin, jotka ovat tässä sijainnissa. |
| Key user (tukikontakti) | Tämä käyttäjä voi lähettää tukipalvelupyyntöjä. Kaksi sallitaan. |
| Timezone | Valitse oikea aikavyöhyke tälle käyttäjälle. |
| Oletussijainti | Tilauksia syöttäessä tämä sijainti tulee olemaan oletussijainti näille tilauksille. |
Salasanojen vaihto
Kun kirjaudut järjestelmään ensi kertaa, käytät tilapäistä salasanaa, jonka sait sähköpostilla. Sinun pitää vaihtaa tämä salasana.
Vaihtaaksesi salasanasi myöhemmin, paina Salasana-painiketta ja anna vanha ja uusi salasana.
Ylläpito-roolin omaava käyttäjä voi avata käyttäjätilin, jonka salasana on unohtunut, Nollaa salasana-painikkeella. Tämä lähettää uuden tilapäisen salasana käyttäjän sähköpostiin.
Jos kaikki ylläpitosalasanat ovat hukassa, ota yhteys Manu Online tukeen ensimmäisen käyttäjän salasanan nollamista varten.
Internet-käyttöoikeuksien rajoitus ja käyttäjäroolit
Käyttäjäturvallisuudella on kaksi muotoa: Internet-käyttöoikeudet ja käyttäjäroolit.
Järjestelmään pääsyä on mahdollista ja suositeltavaa rajoittaa Internet-osoitetietojen avulla. Jokaiseen käyttäjään voidaan liittää yksi tai useampia yhteydenottoon sallittua Internet-osoitetta (IP-osoite). Tämä tapahtuu "IP-numeroiden" avulla. Näin järjestelmän pääkäyttäjä voi rajata, mistä paikoista kukin käyttäjä voi kirjautua järjestelmään. On suositeltavaa, että yritys hankkii Internet-operaattoriltaan kiinteän IP-osoitteen pääkonttoria ja tehdasta varten. Näin käyttäjien pääsy järjestelmään voidaan rajoittaa vain yrityksestä käsin. Eri käyttäjiä internet-osoitteisiin luodaan yritysosiossa.
Käyttäjärooli määrittää käyttöoikeudet kullekin palvelun käyttäjälle. Jokaiselle käyttäjälle on määritettävä ainakin yksi rooli ja kullakin käyttäjällä voi olla useita rooleja.
Huomaa, että hallinnointirooli vaatii erityistä huomiota
”Hallinnointi”. Tämä rooli antaa käyttäjälle oikeuden muokata muiden käyttäjien luomia asiakirjoja. Pienessä yrityksessä on yleisesti suositeltavaa, että kaikilla käyttäjillä on hallinnointirooli.
Jotkut luetellut roolit saattavat viitata järjestelmän moduuleihin, jotka eivät ole saatavilla, ellei niitä erikseen lisensoida.
| Ylläpito | Oikeus ylläpitää yritys- ja käyttäjätietoja ml. roolien määrittely. Tämä ei yksinään anna kaikkia oikeuksia järjestelmään. |
| Hallinnointi | Toisten syöttämien tietojen ylläpito-oikeus roolimääritysten mukaisesti. |
| Näytä kustannukset | Voi tarkastella kustannustietoja |
| Suunnitteluoikeudet | Voi ylläpitää nimikkeitä. |
| Nimiketiedot | Voi tarkastella nimikekorttia, muttei muokata sitä (lukuoikeus) |
| Kumppanikortti (muokkausoikeus) | Täydet oikeudet kumppanikorttiin |
| Kumppanikortti (lukuoikeus) | Voi tarkastella kumppanitietoja, muttei muokata niitä |
| Myyntipäällikkö | Täydet oikeudet myyntitilausten, tarjousten tekoon ja projektien ylläpitoon. Näytä suunnittelussa olevat nimikkeet ja päivitä hinnastot. Voi muokata asennuskannassa konekortin tietoja. |
| Myyntisihteeri | Voi syöttää mutta ei aktivoida myyntitilauksia. Voi tulostaa ainoastaan Myyntitilauksen vahvistus – raportin. Täydet oikeudet kumppanikorteille. |
| Myynti (Lukuoikeus) | Voi katsella myyntitilauksia, mutta ei muuttaa niitä, eikä luoda uusia. |
| Myyntikatteen muokkaus | Voi muokata myyntitilausten myyntikatetietoja. |
| Suoramyyntioikeudet | Voi luoda suoramyyntejä |
| Ostopäällikkö | Täydet oikeudet ostotilausten tekoon sekä ylläpitää toimittajien tarjouksia ja käyttää automaattista ostotilausten luontia. |
| Ostosihteeri | Voi syöttää ja katsella ostotilauksia mutta ei aktivoida niitä. Täydet oikeudet kumppanikorteille. |
| Osto (Lukuoikeus) | Voi katsella ostotilauksia, mutta ei voi muuttaa niitä eikä luoda uusia. |
| Varastomies | Lähetys, Vastaanotto, Sarjanumeroiden syöttö, Eränumeroiden syöttö, Varastosaldojen muuttaminen, Inventaario-raportit, Materiaalin siirto. |
| Tuotantopäällikkö | Täydet oikeudet Tehdas-osassa. |
| Tuotantotyöntekijä | Voi syöttää työtunteja. |
| Tuotannonsuunnittelu (lukuoikeus) | Voi tarkastella tuotannonsuunnitteluruutua, muttei tehdä muutoksia |
| Kellokortin hallinnointi | Voi muokata läsnäolotietoja. Näkee kellokortin yhteenvedon. |
| Kellokortti | Läsnäolon kirjaamisoikeus kellokortti-toiminnolla Tehdas-osassa. |
| Sekalainen työ | Sekalainen työ-työerän kaikkien vaiheiden suoritus. |
| Talouspäällikkö | Täydet oikeudet myynti- ja ostolaskutukseen. Voi siirtää kirjanpitotietoja. |
| Taloussihteeri | Voi luoda ja kirjata laskuja, mutta ei voi aktivoida niitä eikä siirtää kirjanpitotietoja. |
| Voi tarkistaa laskuja | Jos ostolaskujen hyväksyntä on käytössä |
| Voi hyväksyä laskuja | Jos ostolaskujen hyväksyntä on käytössä |
Moniyritys
Jos henkilöllä on jo Manu Online -tunnus, mutta ei teidän järjestelmäänne, on mahdollista antaa hänelle käyttöoikeus luomatta uutta käyttäjätunnusta. Tämä on kätevää moniyritys-ympäristössä tai jos henkilö tarjoaa palveluja useille Manu Online -asiakkaille.
Esimerkiksi kirjanpitäjä, jonka käyttäjätunnus on ’tilitoimisto.kalle’, voi tehdä töitä usealle yritykselle. Tälle käyttäjälle on annettu käyttöoikeus usean yrityksen laskutus-osioon. Tällaista tunnusta kutsutaan joskus ’kumppanitunnukseksi’. Kun tallainen henkilö kirjautuu järjestelmään, saa hän näkyviin valintaluettelon yrityksistä, joihin hänellä on pääsy. Hän voi pitää avoinna usean yrityksen järjestelmää saman aikaisesti, kutakin omassa ikkunassaan.
Alihankkijan käyttäjätunnus
Toisin kuin oman yrityksenne työntekijöillä, alihankkijan käyttäjätiedot sisältävät myös alihankkijan yritystunnuksen. Nämä käyttäjät pääsevät vain niihin tuotantotietoihin, joissa heidän yrityksensä on määritetty valmistajaksi, lähettäjäksi tai vastaanottajaksi.
Tallenna käyttäjä samoin kuin muutkin. Lisää tallennuksen jälkeen alihankkijan yritystunnus.