Kaikki ostolaskut voidaan syöttää järjestelmään ja niitä voidaan hallita riippumatta siitä, ovatko ne kytköksissä tuotteisiin tai tuotantoon vai eivät.
Jos ostolasku perustuu ostotilaukseen ja siihen liittyviin vastaanottoihin, se pitäisi myös luoda niiden pohjalta. Näin luodun ostolaskun rivit kohdistetaan kyseisiin vastaanottoihin. Ostolaskun tekeminen tällä tavalla on yksinkertaista, sillä voit poimia rivit kerralla vastaanottojen joukosta, jonka jälkeen järjestelmä täyttää automaattisesti hinnat ja muut ostotilauksiin liittyvät tiedot. Samoin voidaan kytkeä laskuun työerissä käytetyt alihankintaresurssit. Tämä mahdollistaa alihankintatöiden suorituksen erillisellä kotiinkutsusopimuksella.
Voit syöttää myös vastaanottoihin kohdistamattomia rivejä tai kokonaan kohdistamattomia sekalaisia laskuja.
Kun ostolaskun tiedot on syötetty, se aktivoidaan. Tässä yhteydessä tarkistetaan, että ostolaskun tiedot ovat riittävät ja keskenään yhtäpitävät ja ostolaskulle annetaan seurantanumero. Ostolaskun tiedot voidaan siirtää eräsiirtona ulkopuoliseen taloushallintajärjestelmään. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää maksujen kirjaamiseen järjestelmän omaa reskontraa. Sekä Xeron että Sage Onen yhteysvaihtoehdoissa on asetus, jolla säädetään, siirretäänkö ostolaskut vai ei. Oletusarvoisesti ei siirretä.
Jos verkkolaskut ovat käytössä, laskut ilmestyvät suoraan järjestelmään käsin syöttämättä. Kuitenkin käyttäjän täytyy tarkistaa ja aktivoida myös sähköisesti vastaanotetut laskut.
Uuden ostolaskun luominen
Napsauta ”Uusi ostolasku” joko päävalikossa tai käsittelemäsi ostolaskun valikossa Tämä luo uuden, tyhjän ostolaskun. Jos verkkolaskuja käytetään, luodaan nämä valmiiksi järjestelmään tilassa ”Rakenteilla”.
Syötä ensin laskutusosoite, laskun numero ja laskutuspäivä. Voit halutessasi syöttää tarkistussumman. Tämä on laskun loppusumma veroineen. Joskus laskun summa- kenttään on annettu jotkin summa, aktivoinnissa tulee virheilmoitus, mikäli rivien lisäyksen jälkeen laskettu yhteensä -summa ei täsmää. Kun yrityksen nimi on syötetty ja lomake tallennetaan, hakee järjetelmä automaattisesti toimittajan oletustiedot otsikkotiedot-välilhdelle. Jos oletusarvot on määritelty oikein ja täydellisinä voi laskun aktivoida ilman että tarvitsee muokata mitään otsikkotietoja.
Laskun rekisteröinti varaa seuraavan seurantakoodin. Laskun rekisteröinti on vapaaehtoista. Tätä ominaisuutta käytetään yleensä jos toinen henkilö syöttää laskurivin tiedot. Esimerkiksi ostolaskujen käsittelijä saattaa rekisteröidä laskun ja ostaja syöttää ja tarkistaa rivien yksityiskohdat.
Tärkeää: kun luot uusia ostolaskuja muista erottaa ostotilauksiin liittyvät laskut niistä joihin ei liity tilausta. On virhe syöttää laskurivejä käsin erikseen, jos siihen liittyy oston vastaanotto: käytä Hae rivejä – toimintoa linkittääksesi laskulle vastaanottorivit.
| Seurantakoodi | Muiden asiakirjojen juoksevaa numeroa vastaa ostolaskun seurantanumero. Ostolasku saa seurantanumeron kun lasku kirjataan tai aktivoidaan. |
| Laskun numero | Toimittajan laskunumero, joka voi sisältää myös kirjaimia. Jos laskun numeroa ei ole syötetty, laskua ei voi aktivoida eikä kirjata. |
| Tarkistus summa | Laskun summa Laskun verollinen loppusumma.Jos lasku kirjataan ja hyväksytään erikseen, tallennetaan laskun verollinen loppusumma heti laskun otsikkotietoihin. Laskua ei voi merkitä kirjatuksi, jos tämä kenttä on tyhjä, eikä aktivoida, jos rivien summa ei vastaa otsikkotietoihin tallennettua summaa. Tämä kenttä täytetään automaattisesti, jos lasku luetaan viivakoodilla tai otettu vastaan verkkolaskuna. |
| Maksuviite | Maksusuorituksen seurantaviite. |
| Hyvityslasku | Rasti, jos kyseessä on hyvityslasku. Tässä tapaukessa kirjanpitoviennit tehdään käänteisinä. (Älä kirjoita rivejä negatiivisina numeroina) |
Otsikkotiedot-välilehti
Otsikkotiedot-välilehdeltä löytyvien arvojen oletukset tulevat pääasiassa kumppanikortin vastaavista tiedoista, jotka vastaanotetaan, kun lasku tallennetaan valitulla yrityksellä. Vähentääksesi tietojen syöttämistä, käytä oletusarvoja niin paljon kuin mahdollista.
Sekalaiset laskutusyritykset
Jos et halua luoda kumppaneita jokaisesta vastaanotetusta laskusta, on mahdollista käyttää tätä ominaisuutta sekalaisille laskutusrityksille. Luo yksi kumppani jokaiselle sekalaisesse yritykselle, mene järjestelmäasetuksiin ja valitse tälle kumppanille ”Sekalainen laskutusosoite”. Syöttäessäsi tietoja laskuun, valitse tämä kumppani ja syötä yrityksen nimi tekstinä Yrityksen nimi -kenttään. Älä käytä tätä ominaisuutta jos laskun rivit liittyvat ostotilauksiin.
| Maksuehdot | Maksuehdot ilmestyvät ostolaskuun automaattisesti, kun laskuttava yritys valitaan. Voidaan muuttaa tarvittaessa |
| Maksutila | Maksutila on tarkoitettu tiedoksi käyttäjille ja se siirretään myös ulkoiseen taloushallinnon järjestelmään. Se voidaan muuttaa laskun aktivoinnin jälkeen. Muita otsaketietoja ei voi muuttaa sen jälkeen, kun ostolasku on aktivoitu. |
| Ostovelkatili | Ostoreskontran vastintili. Voidaan jättää tyhjäksi, jos yrityksesi käyttää vain yhtä tiliä. |
| Ostotili | Oletusostotiliä käytetään luotaessa uusia tyhjiä rivejä. Se voidaan määritellä rivikohtaisesti. Tilit määritellään Yrityksen tiedoissa. Jos tiliöinti on pakotettu päälle, ei laskua voi aktivoida, ellei vastaavia tilejä ole määritelty. |
| Laskutus-, alennus- ja eräpäivä | Syötä laskun päiväys. Näistä päivämääristä laskutuspäivä on oltava tallennettuna jo, kun lasku kirjataan. Muut päivät lasketaan automaattisesti kun otsikkotiedot tallennetaan |
| Yritysnimi (sekalaisille laskuille) | Kirjoita yrityksen nimi, jos tämä on sekalainen lasku. Sekalaisten laskujen käyttö tallentaa uuden Kenttä poistetaan käytöstä, jos otsakkeessa ei ole määritetty sekalaisen laskun yrityksen tunnusta. |
| Maksetaan tilille | Toimittajan pankkitili. Pakollinen käytettäessä sähköisiä maksujärjestelmiä . |
| TIlinumero (IBAN) | Tilinumero IBAN-muodossa |
| SWIFT-Tunnus | Tilin SWIFT-tunnus ulkomaanmaksuille. |
| Ennakkomaksu | Merkitse tämä lasku ennakomaksulaskuksi. Lasku ei saa sisältää tiettyihin toimituksiin liittyviä rivejä. |
| Sisäisiä lisätietoja | Sisäiset kommentit. |
Laskurivien lisääminen ja muokkaaminen
Voit lisätä ostolaskuun rivejä joko ”Hae rivejä”-toiminnolla tai yksitellen. Tämä yhdistää toimitusrivit ostolaskuriviin. Linkki voi olla joko vastaanotettuun ostotilausriviin tai työtilauksen alihankintatilauskohtaan. Paina Hae rivejä painiketta avataksesi ponnahdusikkunan, jossa on luettelo vastaanotetuista toimituksista ja/tai tehdyistä alihankintatöistä. Voit suodattaa luetteloa, tavallisesti ostotilaus- tai lähetysnumerolla (toimittajat sisältävät tämän yleensä laskuihinsa). Valitse rivit ja paina ”Lisää” sulkeaksesi ikkunan ja lisätäksesi rivit ostolaskuun. Lisätäksesi alihankintanimikkeittä, joita käytetään työerässä, aseta Näytä työt -kohdan valinnaksi ”Kyllä”.
Tärkeää! Jos lasku käsittää vastaanotettuja nimikkeitä tai muualla järjestelmässä kirjattuja alihankintatöitä, älä luo uusia ”sekalaisia” laskurivejä näille summille, vaan käytä Hae rivejätoimintoa.
Rivien lisäämisellä vastaanottojen perusteella on nämä edut:
- Rivejä voidaan lisätä nipussa ilman tietojen syöttöä
- Rivit on kohdistettu vastaanottoihin, jolloin aiheettomat laskut (joilla ei ole vastaanottoja) saadaan selville
- Laskutushinnat (vrt. ostotilaushinnat) päivitetään varastoarvoihin
- Riveiksi voidaan lisätä joko ostotilaus/vastaanottotietoja tai työerään kirjattuja alihankintatöitä kotiinkutsusopimuksissa.
Rivin voi sisällyttää vain, jos sen maksuehdot ja valuutta täsmäävät otsikkotietojen kanssa. Tämä on ”Mahdollinen”-kohdan merkitys. Jos jotkut rivit eivät sovi tähän laskuun, tulee niille luoda uusi lasku. Tällä tavalla luodut rivit varataan vastaanottoihin tai työeriin, vaikka niiden yksityiskohtia muutettaisiin myöhemmin. Kun ostotilausrivejä on varattu vastaanottoon, on vastaanoton tila joko ”Osittain laskutettu” tai ”Valmis” (riippuen siitä, ovatko vastaanotetut määrät ostalaskuissa vai eivät).
Poistaaksesi rivejä, mene Riveittäin-välilehdelle. Merkitse poistettavat rivit ja paina [Poista]. Rivien poiston jälkeen on tavallista numeroida rivit uudelleen painamalla [Järjestä rivit].
Laskurivin tiedot:
Laskun rivin tiedot. Rivin tiedot täytetään etukäteen ostotilauksesta. Täällä on mahdollista vertailla toimittajan laskun arvoja alkuperäisen ostotilauksen arvoihin.
| Nimikkeen tunnus | Syötä tai valitse tunnus. jos tunnusta ei ole annettu, pitää rivin yksityiskohdat-lehden alalaidan Kuvaus-kentässä olla tekstiä. |
| Kuvaus | Nimikkeen kuvaus nimikekortilta. |
| Määrä | Laskutettu määrä. |
| Yksikköhinta | Alentamaton yksikköhinta laskutettavassa valuutassa. |
| Alennus% | Määritä alennusprosentti. |
| Kustannuspaikka | Kustannuspaikan voi valita tarvittaessa. Mikäli järjestelmän asetuksissa kustannuspaikan määrittäminen on asetettu pakolliseksi, kenttä on täytettävä. Kustannuspaikan tiedot siirretään laskun mukana erilliseen talousohjelmaan. |
| Projekti | Laskun voi tarvittaessa liittää projektiin. |
| Yksikkökustannus perillä | Nimikkeen varastoarvon nostamiseksi, määritä tämä arvo suuremmaksi kuin yksikköhinta. Voit lisätä erikseen laskutetut toimitusmaksut nimikkeen arvoon. Alkuperäiselle ostotilaukselle määritetty arvo kopioidaan tähän, mutta sitä voidaan muuttaa. Arvo on ennen alennusta. Netto yksikkökustannus perillä -tieto näytetään myös. |
| Lähetysmaa | Tavaran lähetysmaa tullitilastoihin. |
| Alkuperämaa | Tavaran alkuperämaa tullitilastoihin. Syötä tieto, jos tätä tarvitaan esim. Intrastat-raportointiin. |
| ALV-prosentti | Valitse listasta sopiva arvolisäveroprosentti. |
| ALV-tili | Valitse käytettävä tili. |
| Ostotili | Valitse käytettävä tili. |
| EU ALV-tili | EU-ostojen ALV-vientien tili. Tarvitaan vain jos toimittaja on muusta EUmaasta kuin omastasi. |
Sekalaiset laskurivit
Laskurivit, jotka eivät kohdistu vastaanottoihin tai työeriin ovat ”sekalaisia laskurivejä”. Kun luot tyhjän rivin ja täytät sen tiedot suoraan käsin, ei riviä kohdiseta vastaanottoihin. Vaikka kirjoittamasi tiedot olisivat yksi yhteen ostotilauksen rivin tietojen kanssa, kohdistusta ei synny. Tällöin on olemassa vaara, että sama vastaanotto tulee laskutetuksi kahdesti.
Poistaaksesi varauksen, paina [Poista kohdistus] Rivin yksityiskohdat -välilehdeltä. Nimike tulle pysymään sivulla, mutta varaus poistetaan, jolloin tämä rivi ei ole enää yhteydessä vastaanottoihin.
Päivittääksesi varaukset laskun rivien ja ostotilausten/vastaanottojen välillä, mene Kohdistusvälilehdelle.
Jos rivi on yhteydessä vastaanottoon, näkyvät tämän yksityiskohdat Rivin yksityiskohdat -sivun alaosassa.
Kohdistus-välilehti
Tässä näet luettelon ostolaskuriveistä ja tiedon siitä, mihin ostotilausriviin ne kuuluvat.
Toimituskulujen kohdistaminen vastaanottoon (kustannus perillä)
Toimituskulut voidaan jakaa ja kohdentaa ostolaskun riveille ostolaskua joko rivi kerrallaan tai nipussa. Rivi kerrallaan, täytä ko.kenttä rivin yksityiskohdat-lehdellä.
Kun päivität usean rivin kerralla, kirjoita jaettava kokonaissumma kohtaan ’Päivitä kustannus perillä Määrä’, valitse rivit, joille kustannus jaetaan ja paina Päivitä kustannus perillä- painiketta. Summa jaetaan valituille riveille käyttäen painotettua keskiarvoa.
Ostolaskurivien ja ostotilauksen vastaanottojen välisen kohdistuksen päivitys
Kun rivejä lisätään [Hae rivejä]-painikkeella, nämä rivit on kohdistettu vastaanottoihin ja edelleen ostotilaukseen, jolla ne on ostettu.
Joskus rivit voidaan syöttää ennen tietoa vastaanotosta. Näin varsinkin jos käytettään verkkolaskuja. Lasku saadaan ennen tavaroita.
Kohdistaaksesi rivit uudelleen, valitse kohdistettavat rivit ja paina [Kohdista rivit]. Järjestelmä yrittää kohdistaa rivit avointen vastaanottojen ja nimikkeiden perusteella.
Vastaanotossa-välilehti
Kun laskuttava toimittaja on määritelty, voit vielä tarkistaa , ollaanko yrityksessäsi tällä hetkellä vastaanottamassa vielä lisää tavaraa tältä toimittajalta. Lisäksi näkyy, ovatko materiaalit pidätettynä. Huomaa, että et voi lisätä näitä rivejä ostolaskuun ennen kuin vastaanottotapahtuma tulee valmiiksi.
Kirjanpitotilit-välilehti
Näyttää laskun kirjaustiedot. Nämä arvot ovat siirrettävissä taloushallinnon järjestelmään.
Linkitetyt laskut – välilehti
Jos laskuun liittyy ennakkolaskuja, ne linkitetään loppulaskuun täällä. Valitse ennkkolaskujen luettelosta oikea ja paina Lisää. Ainoastaan samassa valuutassa olevia ennakkolaskuja voidaan linkittää. Hyvityslasku voidaan myös lisätä, mutta loppulaskun summan tulee olla suurempi kuin nolla. Ennakkolaskujen summa ei voi ylittää loppulaskun summaa.
Jos loppulaskun valuuttakurssi eroa ennakkolaskusita tulee kursieroja varten määritellä kirjanpitotili.
Linkitettyjä ennakkolaskuja voidaan lisätä ja poistaa vain loppulaskun ollessa rakenteilla.
Ennakkomaksuista lisää myöhemmin tässä kappaleessa.
Ostolaskun aktivointi
Kun ostolasku aktivoidaan Kun aktivoit tilauksesi painamalla [Aktivoi]:
- Tarkastetaan, että kaikki tarvittavat tiedot on syötetty
- Jos tiliöinti on pakotettu, määriteltyjen tilien tulee olla oikeat suhteessa toimittajaan, ALValueeseen ja verokantaan
- Ostolaskulle annetaan numero (järjestyksessä seuraava vapaa)
Jos aktivointi epäonnistuu, virheilmoitus näyttää syyn. Korjaa puutteet ja yritä aktivoida lasku uudelleen.
Ostolaskun ja sen tilan muuttaminen
Ostolaskun aktivoinnin voi peruuttaa ostolaskun muokkaamiseksi. Tällöin tilaksi tulee jälleen ”Rakenteilla”. Kun muutokset on tehty, voi laskun aktivoida uudelleen. Jos lasku on siirretty toiseen järjestelmään, ei aktivointia enää voi peruuttaa.
Mikäli kirjanpitotoiminto on käytössä, viennit tehdään käänteisesti laskun aktivoinnin peruuttamisen yhteydessä.
Jos reskontrassa käytetään ulkopuolista järjestelmää, ei kerran aktivoitua ostolaskua enää voi muuttaa. Tällöin korjaukset tehdään luomalla ensin hyvityslasku ja sitten uusi ostolasku.
Laskua, jolle on annettu seurantanumero, ei voi poistaa. Näin säilytetään oikea juokseva numerointi.
Muuttaaksesi laskua, avaa se ja paina [Uusi versio]. Laskun tilaksi tulee ”Rakenteilla”.
Huomaa, että rakenteilla olevan vailla seurantanumeroa olevan ostolaskun (jota ei ole aiemmin kirjattu tai aktivoitu) voit poistaa suoraan sen valikosta [Poista]. Tämä poistaa kaiken laskuun liityvän tiedon järjestelmästä.
Laskunkäsittely muut ominaisuudet
Ostolaskun hyväksyminen
Ostolaskun käsittelyyn on kaksi vaihtoehtoista tapaa: sama käyttäjä voi kirjoittaa ja aktivoida ostolaskun samalla tavalla kuin myyntilaskunkin, kokonaan itse, tai sitten yksi käyttäjä kirjaa laskun toisen hyväksyttäväksi.
Laskujen kirjaaminen vaatii vähintään laskuttavan yrityksen, verollisen loppusumman, laskutuspäivän ja saapuneen laskun numeron kirjaamista. Laskun muut tiedot voi syöttää missä vaiheessa tahansa. Laskun hyväksyminen koskee vain loppusummaa ja toimittajan tietoja. Ne hyväksytään aktivoinnin yhteydessä.
Järjestelmässä on myös toiminto ostolaskujen joukkohyväksyntää varten. Tämän avulla on mahdollista hyväksyä useita laskuja kerralla. Tähän ominaisuuteen pääsee laskutuksen päävalikosta.
Ostolaskun hyväksyminen
Tämä on tarpeen vain, jos ostolasku on kirjattu ja sille on määritelty hyväksyjä. Hyväksyjäksi määritelty käyttäjä näkee tällaiset ostolaskut Laskutus-osan aloitussivulla otsikolla ”Odottaa hyväksyntää”.
Ostolaskun hyväksyjä tarkistaa toimittajan, laskutuspäivän sekä laskun verollisen loppusumman. Lasku merkitään hyväksytyksi painamalla [Hyväksy]. Painike ilmestyy valikkoon, kun ostolasku on merkitty kirjatuksi.
Hyväksynnän jälkeen lasku on valmis aktivoitavaksi, mikäli kaikki tarvittavat muut tiedot on syötetty.
Ennakkomaksujen käyttö
Järjestelmä tukee toimitusten ennakkomaksua. Tällöin toimittjaa lähettää vähintään kaksi laskua, yhden tai useamman ennakoon ja yhden loppulaskun.
Näiden käsittely on yleensä seuraava:
- Toimittaja lähettää ennakkolaskun. Näitä voi olla useita, jopa hyvityslaskuja.
- Syötä laskut järjestelmään tavallisina sekalaisina laskuina t.s. niitä ei kytketä vastaanottoihin. Valitse”Ennakkomaksu”-merkintä otsikkotiedoissa.
- Kun tavarat on vastaanotettu, toimittaja lähettää loppulaskun.
- Syötä loppulasku järjestelmään. Linkitetyt laskut-lehdellä valitse kaikki ao. ennakkolaskut. Syötä myös oikeat laskurivit kytkettynä vastaanottoihin tavalliseen tapaan. Aktivoi lasku.
Huomaa, että vaikka ennkkolasku olisi 100% arvosta, tarvitsee silti luoda loppulasku (vaikka toimittaja ei sellaista lähettäisikään). Näin ennakkomaksu prosessi saadaan päätökseen ja tavarat merkittyä laskutetuiksi.
Näytöllä ja raporteissa näkyvästä lopullisen laskun arvosta vähennetään linkitettyjen ennakkomaksulaskujen kokonaisarvo. Ennakkolasku voidaan linkittää vain yhteen lopulliseen laskuun. Ennakkosummaa ei voi jakaa useille laskuille. Mikäli tälle on tarve, voidaan ennakkolasku jakaa useammaksi ennakkolaskuksi järjestelmään. Ennakkolaskua ei voi muuttaa, jos se on kerran linkitetty lopulliseen laskuun.
Ennakkolaskun ja loppulaskun maksaminen tapahtuu normaalisti.
Ostolaskun tilat
Ostolaskulla voi olla seuraavat tilat:
| Rakenteilla | Kun lasku on keskeneräinen. Lasku on rakenteilla luontihetkestä aktivointiin. |
| Kirjattu | Laskulla on seurantanumero, mutta kaikki tiedot eivät vielä ole välttämättä täydelliset tai oikeat. toimittajan nimi ja laskun summa ja päiväys on syötetty. |
| Aktiivinen | Kun lasku on valmis, se voidaan aktivoida. Lasku saa numeron ja se voidaan ottaa mukaan ostolaskujen maksuun. Laskun tietoja ei tämän jälkeen enää voi muuttaa – laskutilaa lukuun ottamatta. |
| Siirretty | Laskun data on siirretty eteenpäin ulkopuoliseen järjestelmään. |
| Poistettu | Lasku on merkitty kokonaan poistettavaksi. |
| Osittain maksettu | Ostolasku on merkitty osittain maksetuksi. |
| Maksettu | Koko maksu on merkitty vastaanotetuksi. |