Myyntilaskuille on useita tiedonlähteitä. Järjestelmä asettaa nämä tapahtumat ”jonoon” jottei niitä unohdeta.
Myyntilaskuja voidaan luoda
- tuotteiden lähetyksille (myyntitilauksen toimitukset)
- suoramyynti
- sopimusten perusteella tapahtuvaan jaksottaiseen laskutukseen
- palvelutyöerä
- yleisesti sekalaisille laskutusriveille (eivät liity muihin prosesseihin)
Laskuja voi tehdä yksitellen tai ajamalla laskutusajon. Laskutusajo luo useita laskuja, jotka perustuvat laskutuksen lähdetietoihin.
Jos lasku pohjautuu myyntitilaukseen ja toimituksiin, se voidaan ja se tulisi luoda toimitustiedoista siten, että laskurivit kohdistetaan toimituksiin. Samoin suoramyynnin ja toistuvien laskujen tapauksessa laskurivit tulisi luoda siten, että ne kytkeytyvät alkuperäiseen tapahtumaan. Näin useita laskutettavia rivejä voidaan valita (tiedon syötön sijaan) kerralla ja järjestelmä täyttää automaattisesti hinta- ja muut tiedot näihin liittyvistä myyntitilauksista. Saman asiakkaan useita tilauksia ja toimituksia voidaan laskuttaa samalla laskulla.
Lasku voi sisältää myös toistuvia maksurivejä, jotka eivät perustu toimituksiin vaan kausittaiseen palveluun esim. huoltomaksu tai vuokra. Nämä määritellään laskutuksen etusivulta olevasta linkistä. Ne voidaan kerätä laskutusaikana laskuille samoin kuin toimituksiin perustuvat laskurivit.
Voit myös syöttää sekalaisia laskuja ja sekalaisia laskurivejä kohdistetuille laskuille. Nämä eivät perustu mihinkään toimituksiin tai toistuviin maksuihin.
Myyntilaskun syötön jälkeen se aktivoidaan. Aktivoinnissa tarkastetaan laskun asiasisältö ja tarvittavat tiedot ja sille annetaan seuraava laskunumero. Aktivoinnin jälkeen lasku tavallisesti tulostetaan ja lähetetään, tai lähetetään sähköpostin kautta PDF-liitteenä. Mikäli taloushallinnon järjestelmään on tosiaikainen yhteys, aktivointi myös siirtää laskun siihen. Muuten lasku hoidetaan järjestelmän omalla reskontralla.
Huomaa, että lasku tulisi lähettää asiakkaalle ainoastaan, kun se on aktivoitu.
Myyntilaskuja voidaan myös luoda myyntilähetysprosessista jos käyttäjällä on oikeudet tähän. Tätä ominaisuutta käytetään tavallisesti vain, jos lasku laitetaan toimitettavan nimikkeen kanssa samaan laatikkoon.
Myyntilaskun luonti
Paina Uusi lasku -painiketta joko päävalikossa tai avoimessa myyntilaskussa.
Aloita laskun syöttäminen määrittelemällä laskutettava yritys. Laskutusyrityksen valitseminen avautuvasta ikkunasta luetteloi asiakkaat, joilla on laskuttamattomia tapahtumia jostain lähteestä (kts. lista aiemmin):
Huomaa ”Laskutettavat yritykset”-valinta. Jos haluat luoda "sekalaisen" laskun, joka ei liity mihinkään aiempaan prosessiin, asiakas ei välttämättä ole tässä luettelossa, ennen kuin muutat tämän pudotusvalikon arvoksi "Ei".
Kun yrityksen nimi on syötetty ja lomake tallennettu, järjestelmä hakee automaattisesti asiakaskohtaiset oletusarvot otsikkotiedot-välilehdelle. Jos oletusarvot on määritelty oikein ja täydellisinä voi laskun aktivoida ilman että tarvitsee muokata mitään otsikkotietoja.
Laskutettavien yritysten luettelon avaat haku- painikkeella.
Laskun otsikkotiedot ovat sekä otsikkoalueella että otsikkotiedot-välilehdellä.
| Laskutuspäivä | Jos jätetään tyhjäksi, täytetään automaattisesti lasku aktivoitaessa. |
| Maksuviite | Luodaan automaattisesti suomalaisen pankkistandardin mukaisesti. |
| Hyvityslasku | Lasku on hyvityslasku. Hyvityslaskun kirjanpitoviennit ovat käänteiset tavalliseen laskuun nähden. Tulostettavalla laskulla otsikkona on ”Hyvityslasku”. Hyvityslaskuun ei voi kohdistaa toimituksia. Jos hyvityslasku käsittää palautettuja tuotteita, voi olla tarpeen tehdä erillinen varastomuutos. |
| Maksuehdot | Täytetään automaattisesti laskutettavan yrityksen tietoihin tallennetulla oletusarvolla. Ehtoja voi muuttaa. |
| Verkkolasku | Sähköisten laskujen lähetystapa. Jos verkkolaskuja ei käytetä, valitse ”Ei verkkolaskua” (tällöin lasku täytyy tulostaa ja lähettää asiakkaalle) tai ”PDF sähköpostitse” (lasku lähetetään automaattisesti laskutusyhteyshenkilön sähköpostiin). |
| Valuutta | Huomaa, että laskuun voi ottaa mukaan vain sellaisia toimituksia, jotka perustuvat myyntitilauksiin, joiden valuutta on sama. Valuuttakurssi asetetaan automaattisesti xe.comin keskiyön GMT-kurssin perusteella. |
| Factoringsopimukset | Jos järjestelmä on määritelty käyttämään factoring-sopimusta, valitse oikea sopimus luettelosta. |
| Vakioteksti | Aiemmin luotu teksti, joka tulostuu laskuun. Tekstin tunnuksen oletusarvo tulee laskutettavan yrityksen kumppanikortilta. |
| Myyntisaatavat | Laskun myyntisaatavat tili kirjanpitoon. Täytetään automaattisesti laskutettavan yrityksen kumppanikortille tallennetulla oletusarvolla. |
| Yhteyshenkilö | Käyttäjä, jonka nimi näkyy laskussa. Oletuksena nykyinen käyttäjä. |
| Laskutusosoite | Valitse asiakkaaseen linkitetty yhteyshenkilö. Valinta syötetään asiakaskortin henkilöstö-välilehdellä. |
| Sisäisiä lisätietoja | Vapaamuotoinen teksti, joka tulostetaan laskuun. |
| Sisäisiä kommentteja varten. | Kommentteja, jota ei tulosteta laskuun. |
Laskurivin luonti ja muokkaus
Yksittäiset laskurivit voidaan luoda joko riveittäin tai rivin yksityiskohdat-välilehdillä.
Tärkeää! Jos lasku perustuu toimituksiin, suoramyyntiin tai toistuviin laskutustapahtumiin, älä kirjoita rivejä yksitellen vaan nouda ne käyttäen Hae rivejä-painiketta kuten kuvataan myöhemmin tässä kappaleessa.
Poistaaksesi rivin valitse rivi laittamalla rasti rivin vasemmassa laidassa olevaan ruutuun ja paina [Poista] painiketta riveittäin-välilehdellä.
”Hae rivejä” avaa ikkunan josta voit valita rivejä yhdellä yllä mainituista lähteistä.
Luetteloa voidaan suodattaa eri tavoilla, mutta tavallisesti kaikki rivit voidaan valita.
Huomaa, että voit lisätä rivejä useammista tilauksista yhteen laskuun jos ”Salli koontilaskut” on valittuna asiakaskortin myyntiosiossa.
Jos rivi ei ole asetettu ”mahdolliseksi”, eroaa tilauksen valuutta laskun valuutasta. Jos asiakkaalla on ollut tilauksia esimerkiksi kahdessa eri valuutassa, tarvitaan kaksi laskua. Korjataksesi tämän, peru valinta ja mene otsikkotietoihin ja vaihda valuutta tilauksen valuuttaan.
Huomaa, että tällä lomakkeessa nimikekoodia ei vaadita. Jos nimikekoodia ei syötetä, tulee kommenttikenttään syöttää tietoja. Kommentit näkyvät myös rivin yksityiskohdat -välilehdellä.
Laskun rivin tiedot:
| Nimiketunnus | Syötä tai valitse tunnus. |
| Kuvaus laskun rivillä | Nimikkeen kuvaus nimikekortilta. (Joko tämä tai nimikkeen tunnus on annettava.) |
| Määrä | Laskutettu määrä. |
| Hinta | Yksikköhinta laskutettavassa valuutassa. |
| Alennus% | Määritä alennusprosentti. |
| Kustannuspaikka | Kustannuspaikan voi valita tarvittaessa. Mikäli järjestelmän asetuksissa kustannuspaikan määrittäminen on asetettu pakolliseksi, kenttä on täytettävä. Kustannuspaikan tiedot siirretään laskun mukana erilliseen talousohjelmaan. |
| Projekti | Laskun voi tarvittaessa liittää projektiin. |
| ALV-prosentti | Valitse listasta sopiva arvolisäveroprosentti. |
| ALV-tili | Valitse käytettävä tili. |
| Myyntitili | Valitse käytettävä tili. |
| Lähetys | Kohdistetun toimituksen numero. |
| Myyntitilausnro/rivi | Kohdistettuun toimitukseen liittyvä myyntitilausnumero ja sen rivi. |
| Kredit | Muuttaa hinnat negatiivisiksi. |
Kun laskurivit on noudettu, ne ovat valmiita, mikäli oletustiedot on määritelty täysin kumppanikortilla ja nimikekorteilla.
Laskurivit myynnin toimituksista tai suoramyynnistä
Huomaa, että on mahdollista muuttaa lisättyjen rivien yksityiskohtia linkin säilyessä. Esimerkiksi hinta asetetaan myyntitilauksesta mutta sitä voidaan muuttaa. Myyntitilauksesta poimitut rivit voidaan lisätä vain yhdelle laskun riville. Sitä ei voida jakaa kahdelle riville. Jos näin kuitenkin halutaan tehdä, tulee toinen rivi lisätä sekalaisena rivinä.
Kun laskurivi on linkitetty toimitukseen, tulee toimituksen tilaksi ”Valmistunut”. Ennen tätä toimituksen tila on ”Laskujonossa” ja se odottaa vielä laskutusta. Laskurivien linkitys lähetyksiin mahdollistaa kaikkien toimitusten laskutuksen varmistamisen.
Kun rivit on haetaan toimituksista, tulee toimitukseen mahdollisesti annettu toimituskulu omaksi rivikseen sille laskulle, joka toimituksesta ensin tehdään.
Laskurivit-sivu. Ensimmäinen rivi kohdistetaan myyntitilauksen lähetykseen. Toinen rivi on ilmestynyt automaattisesti, ja se perustuu lähetystietoihin.
Jos siis laskutat yhdellä lähetyksellä toimitetteuja tuotteita useammassa laskussa, toimituskulut näkyvät ensimmäisessä laskussa.
Laskurivit toistuvista laskuista
Jos toistuvia laskuja on luotu, niiden rivit haetaan laskulle samalla tavalla kuin yllä kuvattu toimituksiin perustuvat. Rivit näkyvät laskutusluettelossa, kun niiden laskutusajankohta on oikea ja niitä ei ole vielä laskutettu. Laskurivin tekstiksi asetetaan jaksolaskun kattama ajanjakso.
Laskurivit palvelutyöeristä
Laskurivejä voidaan listätä valmiista palvelutyöeristä. Rivejä lisätään vain jos palvelutyöerän laskujen määrä ei ole nolla (käytetystä määrästä riippumatta).
Sekalaiset laskurivit
Voit lisätä myyntilaskuun tyhjiä, kohdistamattomia rivejä kahdella eri tavalla. Tämä tarkoittaa laskuriviä ilman nimikkeen tunnusta.
- Syötä uusi rivi Rivit-välilehdelle.
- Syötä uusi rivi Rivin yksityiskohda-välilehdellä.
Molemmissa näissä tapauksissa uusi rivi on tyhjä. Tyhjiä rivejä kannattaa luoda ainoastaan siinä tapauksessa, kun niitä ei aiota kohdistaa mihinkään tiettyyn toimitukseen, suoramyyntiin tai toistuviin maksuihin. Ennen kuin aktivoit laskurivin, jolla ei ole nimikekoodia, tarkista että Kuvaus laskun rivillä -kentässä on tekstiä. Jokainen rivi vaatii joko nimikekoodin tai tekstiä laskun kuvaukseen. (Molemmat ovat myös hyväksyttäviä.)
Hyvityslaskut ja negatiiviset rivien arvot
Tehdäksesi hyvityslaskun merkitse hyvityslasku valinta yläosasta. Huomautus: älä syötä rivien määriä tai summia negativiisina hyvityslaskulle.
On kuitenkin mahdollista lisätä negatiivisia arvoja, kunhan koko laskun summa muutoin on positiivinen. Tämä tehdään asettamalla rivin yksityiskohtiin luottoruutu. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi pyöristysriville tai lopulliselle alennusriville.
Kirjanpitotilit-välilehti
Kirjanpitotilit-välilehti näyttää laskun kirjanpidon viennit ja on käytännöllinen verokoodien ja tilien arviointiin, etenkin jos laskua aktivoidessa niistä tulee virheilmoitus.
Kirjanpitovälilehti näkyy yhteenvetosivulla vain jos kirjanpidon viennit on asetettu järjestelmässä pakollisiksi. Tämän asettaa palveluntarjoaja. Asetuksen ollessa päällä laskujen sivut näyttävä myös asiaankuuluvat kirjanpitomäärät ja vaativat niiden olevan päteviä kun lasku aktivoidaan. Kirjanpitotilien summat ovat aina kotivaluutassa laskun valuutasta riippumatta.
Laskun summa kirjataan myyntisaamiset -tilin debetiin ja myynnit sekä vero valituille tileille kreditiin. Hyvityslaskussa kirjaukset ovat toisinpäin.
Myyntilaskun aktivointi
Kun valmiiksi tehty lasku aktivoidaan tapahtuu seuraavaa: Kun aktivoit tilauksesi painamalla [Aktivoi]:
- Tarkastetaan, että kaikki tarvittavat tiedot on syötetty
- Jos tiliöinti vaaditaan, määriteltyjen tilien tulee olla oikein asiakkaalle ja ALV-alue ja ALVprosentit on määritelty.
- Riviarvojen summan tulee olla suurempi kuin yksi (myös hyvityslaskussa) Lasku saa seuraavan vapaan numeron järjestelmässä.
Jos aktivointi epäonnistuu, virheilmoitus näyttää syyn. Korjaa puutteet ja yritä aktivoida lasku uudelleen.
Aktiivisen laskun muuttaminen
Lasku on mahdollista peruuttaa muutoksia varten. Tämä tapahtuu tekemällä laskusta uusi versio. Laskun tilaksi palautuu "rakenteilla". Kun muutokset on tehty, voit aktivoida laskun uudelleen. Toiseen järjestelmään siirrettyä laskua ei voi enää muokata. Tässä tapauksessa korjaukset tehdään luomalla ensin hyvityslasku ja sitten uusi myyntilasku.
Jos haluat muokata laskua, paina Uusi versio. Nyt voit muokata myyntilaskua. Tee tarvittavat muutokset ja aktivoi lasku uudelleen.
Laskun kopiointi
Järjestelmässä oleva lasku voidaan kopioida. Painamalla [Kopioi] luodaan uusi ”Rakenteilla” oleva saman sisältöinen lasku samalle yritykselle.
Huomaa, että kaikki kohdistukset toimituksiin, suoramyyntiin tai toistuviin laskuihin puuttuvat ja rivit ovat sekalaisia laskurivejä.
Älä luo toimitukselle laskua kopioimalla vanhaa laskua vaikka rivit olisivatkin samat. Luo lasku painamalla [Uusi lasku] ja noutamalla oikeat tiedot [Hae rivejä] painikkeella.
Laskun poistaminen
Laskun voi poistaa vain, jos sitä ei ole koskaan aktivoitu. (Muuten laskujen numerointijärjestys on epätäydellinen.) Tee tämä painamalla otsikon poistopainiketta.
Jos lasku on jo lähetetty asiakkaalle, on suositeltavaa luoda ja lähettää asiakkaalle hyvityslasku, joka sisältää asianmukaisen summan.
Jos lasku on kerran aktivoitu ja sen jälkeen palautettu rakenteilla-tilaan, sitä ei voi poistaa.
Myyntilaskun tila
Myyntilaskulla voi olla seuraavat tilat:
| Rakenteilla | Kun lasku on keskeneräinen. Lasku on rakenteilla luontihetkestä aktivointiin. |
| Aktiivinen | Kun lasku on valmis, se voidaan aktivoida. Lasku saa numeron ja se voidaan ottaa mukaan maksutapahtumaan. Laskun tietoja ei tämän jälkeen enää voi muuttaa – laskutilaa lukuun ottamatta. |
| Siirretty | Laskun data on siirretty eteenpäin ulkopuoliseen järjestelmään. |
| Poistettu | Lasku on merkitty kokonaan poistettavaksi. |
Jos järjestelmän sisältämät reskontrat ovat käytössä, voi tila olla lisäksi:
| Osittain maksettu | Osa maksusta on merkitty vastaanotetuksi. |
| Maksettu | Koko maksu on merkitty vastaanotetuksi. |