Aliurakoitsijalla on mahdollista avata työeriä ja seurata materiaalien käyttöä.
Määritä ensin, onko suhde aliurakoitsijan kanssa “tuotanto” vai “osto”. Jos tämä yritys hankkii kaikki raaka-aineet ja toimittaa valmiin tuotteen sinulle tai asiakkaallesi, se ei ole järjestelmäsi näkökulmasta "valmistusta", vaan "ostamista". (Jos tuote siirtyy suoraan asikkaalle, ks. miten ostotilauksen luonti myyntitilauksesta ja suoratoimitus toimii). Jos olet hankkimassa ainakin joitakin materiaaleja alihankkijalle ja valmistustoimintaa on käynnissä, sinun on valvottava, kuinka paljon kyseistä materiaalia on saatavilla ja kuinka paljon sitä on muunnettu tuotteeksi (yleensä muiden materiaalien kanssa, joista urakoitsija on vastuussa). Silloin se on “tuotanto”.
Jos tuotatte, niin harkitkaa seuraavaa:
• Miten materiaalit toimitetaan alihankkijalle? Joko materiaalin siirrolla tai ostotilauksen kuittauksella.
• Valmistaako alihankkija tuotteen toimitettavaksi suoraan asiakkaalle? Tällöin tuote joko palaa takaisin päätoimintaan materiaalinsiirron kautta tai se toimitetaan suoraan asiakkaalle.
• Tekeekö alihankkija koko tuotteen yhdessä toiminnossa vai tarvitaanko monivaiheista reititystä? Onko alihankkija osa alihankkijoiden ketjua, jossa kukin vastaa jostakin prosessin osasta?
• Mikä on kaupallinen suhde toimeksisaajan kanssa? Laskutetaanko valmistettua kappaletta kohti?
• Kuka vastaa työerien avaamisesta ja erien määristä päättämisestä?
Manu Online tarjoaa seuraavat facilities tämän prosessin käsittelyyn:
• Luo käyttäjätilit alihankkijan väelle. Näille tileille voidaan antaa oikeudet vain varasto-osioon ja tuotantoon (tuotanto- ja palvelutyöerät)
• Luo "Alihankintatyö"-tyyppinen nimike. Lisää tämä nimike valmistettavan nimikkeen tuote rakenteeseen. Aseta tämä urakoitsijan kanssa sovituksi yksikkö hinnaksi. Tyypillisesti jokaiselle tuotteen yksikölle on oma, mutta se voi esimerkiksi perustua myös työ tunteihin. Alihankkijasi voi myöhemmin laatia sinulle ostolaskuja, joita voidaan verrata näiden nimikkeiden käyttöön työerissä.
• Käytä myyntitilauksen "Toimitetaan osoitteesta" -kenttää määrittääksesi, että tilaus toimitetaan suoraan alihankkijalta asiakkaalle. Kun tällainen tilaus aktivoidaan, alihankkijan henkilölle lähetetään pdf-kopio tilauksesta (ilman hinnoittelua), jotta hän voi olla tietoinen siitä, että tavaroita on lähetettävä.
• Käytä ostotilauksen "Toimitusosoite"-kenttää määrittääksesi, että toimittajan on lähetettävä materiaalit suoraan alihankkijalle. Kun tällainen tilaus aktivoidaan, alihankkijan henkilölle lähetetään pdf-kopio tilauksesta (ilman hinnoittelua), jotta hän voi olla tietoinen tarpeesta vastaanottaa tavarat.
• Kun tuotantotyöerä avataan, määritä alihankkijan sijainti.
• Kun palvelutyöerä avataan, määritä alihankkijan sijainti.
Huomaa, jotta yritystä voidaan käsitellä aliurakoitsijana, avaa yrityksen kumppanikortti ja määritä yritykselle “On aliurakoitsija” arvo ryhmät-välilehdessä.