Ostotilaukset

Ostotilausten ominaisuudet:

Ostotilauksia voidaan syöttää käsin, mutta niitä voidaan luoda myös perustuen järjestelmän sisäiseen, tosiaikaiseen suunnittelulogiikkaan joko usea kerrallaan (perustuen automaattiseen ostosuunnitteluun) tai yksitellen valitsemalla suunnitelluista tarpeista.
Ostotilaus voidaan tehdä mille tahansa nimiketyypille, mutta vain vastaanotetut materiaalinimikkeet otetaan varastoon.
Ostotilauksilla on muutoshallinta. Muuttaaksesi tilausta, tee uusi versio.
Jos PartnerNet on käytössä, toimittajat voivat vastanottaa ja vahvistaa tilauksensa ilman fakseja tms. He voivat myös nähdä toimittamiensa nimikkeiden varastomäärät ja niiden suunnitellun käytön.
Vastaaotettujen materiaalien arvon laskenta perustuu FIFO-periaatteeseen. Nimikkeelle voidaan määritellä hankintahintaa suurempi kustannus perillä -arvo, jolloin varaston arvoon voidaan sisällyttää kuljetus- ja käsittelykustannukset.
Jos myyntitilukselta tehdään suoratoimitus, on loppuasiakkaan osoite toimitusosoite.
Käyttäjä voidaan rekisteröidä tilaukseen, jos halutaan saada sähköposti-ilmoitus vastaanotetuista nimikkeistä.

Myyntitilaukset

Seuraavat valinnaiset lisensoitavat moduulit vaikuttavat ostotilauksiin (ks. Hallinto -> Lisensointi saadaksesi lisätietoja):

Toimittajan tarjoukset	Toimittajien tarjouksia voidaan käyttää yhdessä ostosuunnittelun kanssa esim. ostosuunnitelmiin parhaan tarjouksen perusteella.
Ostosuunnitelmat	Ostosuunnittelu luo useita ostotilauksia perustuen tosiaikaiseen materiaalin suunnittelujärjestelmään.
Monivarasto	Osotot voidaan vastaanottaa muuhun kuin oletusvarastoon. Suoratoimitus on tuettu.
PartnerNet	PartnerNet on web-sovellus, jolla toimittajanne voivat hallita ostotilauksia ja vahvistaa niitä. He voivat myös nähdä toimittamiensa nimikkeiden varastomäärät ja niiden suunnitellun käytön.
Myynti/osto – ennakkolaskutus	Laskutus-osiossa mahdollistaa kirjata ostolaskujen ennakkomaksuja.
Projektit	Tilaukselle voidaan määritellä rivejä, jotka ovat vain tietylle projektille.
Monivaluutta	Asettaa valuuttakurssin tilauksen aktivoinnin yhteydessä.

Ostotilauksen luominen

Luodaksesi uuden tyhjän ostotilauksen, napsauta painiketta ”Uusi” päävalikossa tai avaa olemassa oleva ostotilaus ja paina painiketta ”Uusi tilaus”. Uusi, tyhjä ostotilaus luodaan. Olemassa oleva ostotilaus voidaan myös kopioida painikkeella ”Kopioi tilaus”.

Uusia ostotilauksia voidaan myös luoda automaattisesti useita kerralla järjestelmän ostojen suunnitteluominaisuuksilla. Katso lisää luvusta ”Ostotilausten automaattinen luonti”.

Uuden ostotilauksen tilana on ”Rakenteilla”, mitä voidaan pitää luonnoksena. Tietoja voidaan syöttää tilaukseen välittämättä niiden lopullisesta tarkkuudesta, täydellisyydestä ja kattavuudesta. Jos ”rakenteilla” oleva tilaus tulostetaan, on tämä tila merkitty selvästi näkyviin. Ennen ostotilauksen vahvistamista toimittajlle, se pitää aktivoida painikkeella ”Aktivoi”. Aktivointi tarkistaa tilauksen tietojen täydellisyyden ja kattavuuden, tilaus numeroidaan ja nimikkeet kirjataan tarvelaskentaan. Ostotilauksen aktivoinnista myöhemmin lisää.

Sivulla ovat seuraavat painikkeet. Tilauksen tilasta riippuen kaikki painikkeet eivät ole aina näkyvissä.

Tallenna	Tallentaa tilauksen tietokantaan palvelimelle.
Uusi tilaus	Luo uuden, tyhjän ostotilauksen.
Kopioi tilaus	Luo käsiteltävästä tilauksesta kopion. Uusi tilaus on ”rakenteilla” riippumatta alkuperäisen tilauksen tilasta. Huomaa, että kustannus perillä-tietoja ei kopioida. Ne täytyy syöttää tarvittaessa uudelleen.
Aktivoi	Aktivoi ostotilauksen (tästä lisää myöhemmin)
Uusi versio	Palauttaa aktiivisen ostotilauksen rakenteille ja kasvattaa versionumerointia yhdellä. Muista aktivoida tilaus uudelleen mahdollisten muutosten jälkeen. Toimittajan vahvistustietoja voidaan muuttaa luomatta uutta versiota.
Poista	Poistaa tämän tilauksen kokonaan. Toiminto on mahdollinen ainoastaan rakenteilla olevalle tilaukselle, jolle ei ole annettu tilausnumeroa.
Peru tilaus	Tilaus perutaan asettamalla mahdollisten avointen tilausrivien määräksi tällä hetkellä vastaanotettu määrä (nolla, jos vastaanottoa ei ole tapahtunut). Tilaukselle ei voida enää tämän jälkeen tehdä vastaanottoja.

Syötettäessä uutta ostotilausta on suositeltavaa mutta ei pakollista valita ensin toimittajan nimi, koska monet muut kentätä täytetään automaattisesti kumppanikortin oletustiedoista.

Otsikkotiedot

Ostotilausnumero	Seuraava juokseva numero, jonka tilaus saa, kun se aktivoidaan.
Versio	Numero kasvaa yhdellä joka kerta, kun uusi versio luodaan.
Tila	Ks. Tilakoodit myöhemmin tässä kappaleessa.
Toimittaja	Valitse toimittaja kirjoittamalla joko numero tai lyhytnimi tai käytä valintaikkunaa.
Tilasupäivä	Täytetään automaattisesti tilaus aktivoitaessa, mikäli on jätetty tyhjäksi.
Toimittajan viite	Tavallisesti toimittajan tarjous- tai myyntitilausnumero.

Otsikkotiedot-välilehti

Toimittajan yhteyshlö	Syötä nimi tai poimi valintaikkunasta.
Toimitusosoite	Täytetään automaattisesti oman yrityksesi tiedoista.
Vastaanottaja	Yhteyshenkilö toimitusosoitteessa.
Laskutusosoite	Täytetään automaattisesti oman yrityksesi tiedoista.
Vahvistaja	Yhteyshenkilö vahvistusosoitteessa.
Maksaja	Täytetään automaattisesti oman yrityksesi tiedoista.
Vahvistusosoite	Täytetään automaattisesti oman yrityksesi tiedoista. Vahvistuksen, toimituksen ja laskutusosoitteen oletusarvoja voidaan muuttaa, mutta se voidaan tehdä vain ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun ja pyytämällä sitä.
Oletusprojekti riveillä	Ostotilauksessa projektitiedot asetetaan rivitasolla. Tämä arvo täyttää projektin tiedot automaattisesti, kun uusi rivi luodaan.
Maksuehdot	Tilaukeen tulostuvat maksuehdot. Oletusarvo saadaan toimittajan kumppanikortilta.
Vakioteksti	Vakiotekstit määritellään yritysparametreissa. Valittu tekstilohko tulostuu asiakirjoihin. Ostotilaukseen teksti tulostuu loppusumman ja huomautusten jälkeen.
Toimitusehdot	Toimittajan kumppanikortilla määritellyt ehdot. Tavallisimmin Incoterms-lyhenne, mutta vaihtoehtoja voidaan määritellä yritysparametreihin.
Toimitusehtopaikka	Ko. toimitusehtojen paikkakunta. Ehdot voivat olla esimerkiksi "ex-works Helsinki", jolloin Helsinki on sijaintipaikka.
Valuutta & kurssi	Tilauksen valuutta. Valitun ostohinnaston pitää olla samassa valuutassa. Kurssi asetetaan oletuksena yritysparametrien mukaan.
Toimitustapa	Toimitustapa Toimitustapa saadaan oletuksena toimittajan kumppanikortilta. Vaihtoehdot määritellään yritysparametreissa.
Pyöristä määrät pakettikoon mukaan	Rasti ruudussa pyöristää rivien määrät pakkauskokoon, mikäli se on määritetty nimikkeelle.
Salli osittaiset toimitukset	Tällä sallitaan toimittajan lähettää tilattuja nimikkeitä useammalla kerralla.
Vastaanottoilmoitus osoitteeseen	Valitse käyttäjä, jolle lähetetään sähköposti-ilmoitus, kun tämän tilauksen nimikkeitä vastaanotetaan.
Sisäisiä lisätietoja	Tulostuvat ostotilaukseen.

Ostotilauksen muut osoitteet

Ostotilauksen toimitus-, laskutus- ja vahvistusosoite ilmestyvät otsikkotietoihin automaattisesti. Mikäli yritykselläsi on järjestelmässä vain yksi osoite, joka on automaattisesti pääosoite, ilmestyy se kaikkiin kolmeen kenttään. Jos yritykselläsi on useampia osoitteita, ilmestyy kuhunkin kenttään siihen kuuluva osoite.

Jos haluat muuttaa näitä osoitteita, paina muutettavan kentän vieressä olevaa painiketta […], jolloin pääset poimimaan haluamasi osoitteen järjestelmästä.

Jos toimitus-, vahvistus- ja laskutusosoite ovat samoja, tulostuu tilaukseen ainoastaan toimitusosoite. Jos ne eivät ole samoja, esimerkiksi toimitusosoitteena on alihankkijasi osoite, tulostuvat kaikki osoitteet.

Riveittäin-välilehti

Ostotilaukseen voi lisätä rivejä kolmella eri tavalla.

Riveittäin välilehdellä – syötä tai poimi nimike, määrä, hinta ja toimituspäivä.
Muokatessasi rivin yksityiskohtia, paina [Uusi]. Voit liikkua rivien välillä [Edellinen] ja [Seuraava] – painikkeilla.

Tilausrivejä voidaan poistaa Riveittäin-lehdellä valitsemalla ne ja painamalla [Poista]. Poiston jälkeen rivit voidaan numeroida uudelleen yhdestä alkaen painamalla [Järjestä rivit].Voit valita nimikkeen kirjoittamalla sen tunnuksen tai painamalla suorita-painiketta […].Aseta valintaikkunan yläreunassa hakuehtoja ja paina [Näytä], jolloin saat rajatun luettelon.

Voit valita nimikkeen joko kirjoittamalla nimikkeen tunnuksen asianmukaiseen kenttään tai painamalla tapahtumapainiketta ([-]). Aseta nimikkeen valitsimessa sivun yläosassa olevat asianmukaiset kriteerit ja paina [Näytä]. Valitse nyt etsimäsi nimike listasta.

Monirivisellä tilauksella voidaan lähetyspäivät ja projektitieto muuttaa kerralla usealle valitsemalla kaikki tai halutut rivit, syöttämällä tieto ko. Kenttiin ja painamalla [Päivitä].

[Hae valmistajan tunnukset] painikkeella päivitetään valmistajan tunnukset valituille riveille edllyttäen, että tieto on syötetty oikein nimikkeiden ja kumppanin tietoihin. Esim. jos toimittaja on vaihtunut, on todennäköisesti tarpeen muuttaa valmistajan tunnukset vastaamaan uuden toimittajan järjestelmässä olevia tunnuksia.

Verokoodit, lähetyspäivät ja projektit voidaan päivittää useampaan riviin kerrallaan. Valitse päivitettävät rivit ja valitse vaihdettavat arvot. Paina ”Päivitä” ja valittujen rivejen arvot päivitetään. Kaikki rivit voidaan valita ruudukon yläosasta rivivalitsimen yläpuolelta.

Laskurivin tiedot:

Rivin yksityiskohdat lehdellä on Rivi-tiedon lisäksi alilehdet Hinnoittelu ja Tarjoukset. Nämä sisältävät tietoa mahdollisista viimeisimmistä ostohinnoista ja tarjouksista. Näiltä voidaan valita hinta tilausriville.

Kun uusi rivi luodaan, oletusostohintana on viimeinen nimikkeestä maksettu hinta.

Tilausrivi	Voidaan muokata. Uudelleennumeroidaksesi rivit (esimerkiksi jos olet poistanut rivejä tilauksen keskeltä), mene Riveittäin-välilehteen.
Nimikkeen tunnus	Syötä tai valitse nimikkeen tunnus tälle riville.
Valmistajan tunnus (Valmistajan osanumero)	Valmistajan käyttämä osanumero löytyy nimikkeen tiedoista. Se tallennetaan samalla, kun tuotteen valmistaja tai valmistajia lisätään järjestelmään. Hae osanumero tilaukseen painamalla kentän vieressä olevaa painiketta […] ja valitse valmistaja. Voit myös kirjoittaa tunnuksen kenttään.
Sisäisiä lisätietoja	Tähän kirjoitettu teksti näkyy tilauksessa.
Tilaus tehtävä	Päivä, jolloin tilaus olisi viimeistään tehtävä. Tämä päivä lasketaan itse tarvepäivästä ja toimittajakohtaisesta kuljetusajasta. Siis, saadaksesi tarvittavat materiaalit tarvepäivään mennessä, sinun on saatava ostotilauksesi vahvistetuksi tähän päivään mennessä.
Tarvepäivä	Päivä, jolloin tavaran pitää olla perillä, jotta valmistussuunnitelma pitää. Huomaa, että nämä voivat olla jo menneisyydessä, jolloin tarvitaan neuvotteluja toimittajien kanssa luvattujen toimitusaikojen varmistamiseksi. Tämä tarkoittaa, että neuvottelut toimittajan kanssa on käytävä nopeasti, jotta nimikkeet voidaan toimittaa oikeaan aikaan. Järjestelmä laskee tämän päivämäärän sinulle tiedoksi parhaiten järjestelmässä olevien suunnittelutietojen perusteella. Sitä ei voi muokata eikä sitä tulosteta toimittajan tilaukseen.
Lähetyspäivä	Päivä, jolloin pyydät toimittajaa tavaran lähettämään. Aseta tämä päivämäärä ilmoittamaan, minä päivänä haluat toimittajan lähettävän tavarat. Tämä näkyy ostotilausraportissa toimittajan näkökulmasta vaadittuna päivämääränä.
Vahvistettu lähetyspäivä	Toimittajan vahvistama päivä. Toimittaja voi itse vahvistaa päivän, mikäli tämä käyttää PartnerNet-palvelua.
Projekti	Valitse projekti tarvittaessa
Kustannuspaikka	Valitse asianmukainen kustannuspaikka. Tämä siirtyy laskuun.
Verokoodi	Valitse asianmukainen verokoodi tälle riville. Verokoodit tuodaan liitetystä kirjanpito-ohjelmasta ja voidaan
Vahvistajan viite	Toimittajan vahvistusviite. Huomaa, että luvattu lähetyspäivä ja vahvistuksen syötetään tavallisesti tilauksen aktivoinnin jälkeen vasta kun toimittaja on saanut ja vahvistanut sen. Toimittaja voi itse syöttää viitteen, mikäli tämä käyttää PartnerNet-palvelua.
Optimi ostotilauksen eräkoko	Optimi eräkoko määritellään nimikekortilla. Rivin tilausmäärä voidaan
Yksiköitä paketissa	Näyttää paketissa olevan yksikkömäärän, mikä määritellään valmistajan tunnuksen yhteydessä nimikekortilla. pyöristää tähän määrään painamalla […] painiketta. Paina […] päivittääksesi tilausmäärän seuraavaan täyteen pakettiin.
Määrä	Tilausmäärä.
Yksikköhinta	Nimikkeen hinnan oletusarvona on viimeisin ostohinta. Hinta ilmestyy automaattisesti, kun nimike on poimittu ostotilausriville. Voit muuttaa hintaa käsin tai käydä poimimassa sen hintatietojen sivulta toimintopainikkeella [suorita]. Täällä näkyvät toimittajien nimikkeestä tekemät tarjoukset, viimeisimmät osto- ja laskutushinnat sekä nimikkeen budjetoitu hinta. Tarjous voidaan valita vain tilauksen toimittajaksi määritellyltä yritykseltä. Tarjouksen viite täytetään rivin lisätietoihin.
Yksikkökustannus perillä	Toimitetun tuotteen hinta perillä. Korotusprosentin voi määritellä nimikkeen ominaisuuksissa tai kustannuksen voi kirjoittaa tähän. Se voidaan asettaa myös manuaalisesti. Toimitushintaa käytetään FIFO-varaston arvon määrittämiseen, kun nimike vastaanotetaan. FIFO-varaston arvo päivittyy myös, kun tätä tilausta ja kuittia koskeva ostolasku kirjataan myöhemmin. On kuitenkin suositeltavaa asettaa tässä vaiheessa tarkin arvio, jotta varastojen arvot pysyvät oikeina. Huomaa, että toimitushinnan arvo on ilmoitettava ostotilauksen valuuttana.
Alennus%	Nimikkeelle voidaan määritellä yksilöllinen alennus.

Tilausrivien lisääminen suoraan ostotarpeiden perusteella

Järjestelmä laskee ostotarpeet tosiaikaisesti kun myyntitilauksia syötetään ja työeriä avataan. Tätä tietoa voidaan käyttää lisätessä ostotilausrivejä usea kerrallaan. Rivejä voidaan lisätä hälytysrajojen perusteella. Vapaan varaston vähimmäismäärä asetetaan nimikekortissa.

Ollessasi ostotilauksen yhteenvetosivulla, mene Riveittäin -lehdelle ja paina sitten [Hae rivejä], jolloin saat luettelon kaikista tämänhetkisistä ostotarpeistasi. Tämä listaa kaikki nykyiset ostotarpeet, jotka perustuvat avoimiin myyntitilauksiin ja työeriin. Voit valita joko yhden toimittajan ostotarpeet tai ottaa kaikki kerralla. Jos otat kaikki ostotarpeet kerralla samaan tilaukseen, voit myöhemmin siirtää näitä rivejä muihin tilauksiin. Merkitse ne rivit, jotka haluat siirtää tilaukseesi. Kun merkitset useita saman nimikkeen kohdistettuja rivejä, ne summataan yhdeksi tilausriviksi.

Ostotilausten ja ostotilausrivien mahdolliset tilat

Ostotilauksella voi olla seuraavat tilat:

Rakenteilla	Tilaus on keskeneräinen kunnes se aktivoidaan.
Aktiivinen	Kun tilaus on valmis, se voidaan aktivoida. Tällöin järjestelmä on valmis tuotteiden vastaanottoon ja tilauksen tavaramääriä kohdistetaan aktiivisten myyntitilausten ja niihin liittyvien valmistusten hoitamiseen. Tilauksen tietoja ei suoraan voi muuttaa.
Osittain vastaanotettu	Vastaanotto on luotu, mutta osa tilauksen tuotteista on yhä vastaanottamatta.
Valmis	Tilauksen kaikki tuotteet on vastaanotettu.
Suljettu	Ostotilaus on suljettu (painamalla Peru tilaus -painiketta) ja toimitukset eivät ole enää mahdollisia.

Ostotilausrivin tiloilla on samat 6 vaihtoehtoa. Tilausrivin ja tilauksen tila ei kuitenkaan välttämättä ole sama. Esimerkiksi jos ostotilauksen toinen rivi on kokonaan vastaanotettu ja toista ei ole saatu lainkaan, tilaus on osittain vastaanotettu, rivien tiloina taas ovat valmis ja aktiivinen.

Kun tilaus on valmis lähetettäväksi, se aktivoidaan. Ennen aktivointia tilauksessa olevat nimikkeet ja määrät eivät ole vaikuttaneet tarvelaskentaan.

Kun aktivoit tilauksesi painamalla [Aktivoi]:

Ostotilauksen loogisuus tarkistetaan. Esim. päivämäärät ja määrät ovat loogisia ja täydellisiä.
Ostotilaus saa seuraavan juoksevan ostotilausnumeron.
Tämä päivä kirjataan tilauspäiväksi, ellei sitä ole täytetty.
Tilatut määrät kohdistetaan tarvelaskennan mukaisiin tarpeisiin.
Ostotilauksesta lähetetään mahdollisesti kopio alihankkijalle, joka on määritelty Toimitusosoite” -kenttään.
Tilaksi muutetaan ”Aktiivinen”.

Aktivoinnin jälkeen ostotilaus voidaan vastaanottaa.

Tilausta ei voi aktivoida, jos tilauksesta puuttuu jokin välttämätön tieto – eli jos tilaus on vielä keskeneräinen tai tilaus sisältää rivejä hyväksymättömistä toimittaja/valmistaja -yhdistelmistä. Korjaa puutteet virheilmoituksen perusteella.

Aktivointi ei lähetä automaattisesti tilausta toimittajalle.

Vahvistus-välilehdellä näkyvät toimittajan PartnerNet-palvelun kautta tekemät vahvistukset. Toimittaja ei voi poistaa tai muuttaa tehtyjä vahvistuksia, ainoastaan lisätä uusia. Näin koko vahvistushistoria on näkyvissä.

Vastaanotot välilehdellä näkyvät tälle tilaukselle kohdistetut vastaanotot. Vastaanotot tehdään Varasto-osiossa.

Tässä näkyy tilauksen rivien yhteenveto.

Jos tulostat rakenteilla olevan tilauksen, on se tila näkyvissä tilauksen otsikkokentässä.

Tilaus tulostuu automaattisesti sillä kielellä, jonka olet merkinnyt asiakkaasi kanssa käytettäväksi kieleksi.

Tilauksen otsikkotiedoissa on kenttä ”Tilausvahvistus tulostettu”. Kentän kellonaika ja päivämäärä päivittyvät joka kerta, kun siirryt tulostamaan tilausta. Jos tilausta ei vielä ole tulostettu, on kenttä tyhjä.

Hae

Myyntitilaukset

Ostotilauksen luominen